Mauvais Payeurs : Comment les Gérer en Freelance ?
Ah, la vie de Freelance ! Vous l’avez choisie, mais on ne vous avait pas forcément prévenu qu’il faudrait gérer des clients difficiles. Et parmi eux le pire pour un Freelance : les mauvais payeurs !
Aujourd’hui, nous allons vous partager quelques conseils pour gérer ce type de clients et vous aider à mettre en place les bonnes pratiques pour éviter les retards et les impayés. Et si cela ne suffit pas, nous vous présentons aussi les solutions judiciaires (au cas où) !
Je révèle dans ce guide, 5 conseils utiles pour éviter de se faire avoir par les mauvais payeurs !
#3 Soyez irréprochables sur vos devis et factures
#4 Mettez en place des CGV ou même un contrat
#5 Soyez proactifs : mettez en place des procédures de rappels et de relance
Quels types de clients sont des “mauvais payeurs” ?
Avant de rentrer dans le détail de conseils pour vous aider à les gérer, il nous paraît important de rappeler qui sont les clients mauvais payeurs. Et la mauvaise nouvelle, c’est qu’il n’y a pas un type de mauvais payeur, mais plusieurs.
Votre client peut avoir un problème de trésorerie et faire traîner certaines factures sans forcément aboutir à des impayés. D’autres peuvent être beaucoup plus escrocs et tenter de remettre en question votre travail pour ne pas vous payer.
Et entre les deux, on trouve souvent des clients qui paient en retard simplement parce que la structure de leur entreprise est cloisonnée, et que votre contact a oublié de faire suivre la facture ou de relancer la comptabilité.
Quel que soit le type de client en face de vous, voici nos 5 conseils pour ne rien lâcher.
5 conseils pour prévenir les impayés quand on est Freelance
#1 Soyez clair sur vos tarifs de Freelance
Bien évidemment, subir des retards de paiement ou impayés est rarement de votre faute quand vous êtes Freelance.
Ceci-dit, une communication claire sur le prix de la prestation de Freelance et le mode de facturation sont des éléments qui vous aideront à éviter les retards et impayés.
Soyez à l’aise avec ces discussions, et communiquez un devis clair, qui aidera le client à prévoir le budget et la trésorerie pour votre projet.
#2 Faites-vous payer d’avance
Pas forcément la norme pour tous les types de Freelances, le paiement anticipé de tout ou d’une partie de vos prestations est une véritable solution pour éviter les décalages de trésorerie.
Il y a globalement deux façons de voir les choses :
- Demander un acompte (jusqu’à 50%)
- Demander un paiement à 100% en anticipé
La deuxième solution est idéale, mais elle se fait le plus souvent en contrepartie d’une remise sur votre facture (jusqu’à 10% en général).
L’acompte peut vous permettre de sonder un peu du sérieux de votre client, voire faire fuir les mauvais payeurs !
Les modalités de l’acompte doivent êtres inscrites dans vos conditions générales de ventes de votre activité de Freelance (à communiquer en même temps que le devis).
#3 Soyez irréprochables sur vos devis et factures pour contrer les mauvais payeurs
Cela va paraître évident à la plupart d’entre vous, mais il est toujours bon de le rappeler. Soyez irréprochables sur les mentions légales et obligatoires à inscrire sur vos devis et factures :
- Date et numéro de facture
- Date de la prestation
- Identités de l’acheteur et du vendeur
- Numéro de bon de commande (éventuel)
- Date et délai de paiement
- Toutes les mentions de prix
- Taux des pénalités de retard et mention de l’indemnité forfaitaire
Nous vous conseillons de vous équiper d’un logiciel de facturation en ligne, qui vous guidera dans l’ensemble de ces mentions et sera à jour sur les obligations légales, pour un coût de zéro à quelques euros par mois pour un Freelance.
Un bon logiciel vous permettra en plus de relancer automatiquement vos factures impayées, comme nous le verrons par la suite.
Après on ne va pas se mentir, si inscrire les modalités suffisaient à se faire payer tout le monde le saurait. Mais au moins, vous évitez que les clients peu scrupuleux vous opposent une facture au bout des 30 jours avec une excuse comme “le service comptabilité vient de rejeter ta facture car elle ne comprenait pas le numéro du bon de commande”.
Être irréprochable sur vos devis et factures vous permettra d’éviter ce genre de désagréments.
#4 Mettez en place des CGV ou même un contrat
Nous l’avons déjà un peu mentionné dans la question de l’acompte : mettre en place des conditions générales de vente quand on est Freelance peut être une option pour se protéger davantage d’un éventuel litige avec un client.
Les conditions générales de ventes vont ainsi encadrer les modalités de la relation contractuelle avec votre client, et notamment les questions liées au paiement de vos factures.
Faire un contrat de prestation de service, même si cela peut vous prendre du temps ou vous coûter un peu d’argent, peut aussi être une bonne option pour lutter contre un des plus gros défauts du statut de Freelance : vous êtes relativement peu protégés “légalement” juste en émettant une facture.
Le contrat permet d’encadrer la relation avec votre client et servira de preuve en cas de procédure juridique. Dans la plupart des cas les CGV suffisent, mais si votre mission sort du cadre habituel de vos CGV, n’excluez pas la possibilité de faire un contrat !
#5 Soyez proactifs : mettez en place des procédures de rappels et de relance
C’est sans doute évident pour la plupart d’entre vous, mais peut être pas pour tous les Freelances, donc rappelons quelques bonnes pratiques.
Dans la plupart des cas, une facture est considérée en retard à partir du 30ème jour suivant sa date de réception. Dans le cas où vous convenez d’un délai plus long avec votre client (maximum 60 jours), il faudra le stipuler sur vos devis et factures !
Quoi qu’il en soit, n’attendez pas la fin de ce délai pour relancer votre client :
- Mettez en place des processus de rappel : 1 semaine avant la date, 2 jour après si pas de réponse à votre email, puis 1 jour avant la date de paiement. Il ne faut pas hésiter à relancer et relancer. Faites-le au maximum par écrit pour avoir des traces, mais ne négligez pas un coup de téléphone pour mettre une gentille pression à votre client.
- Utilisez des outils : même s’il est tentant d’utiliser des outils gratuits ou Excel pour tenir sa facturation et sa comptabilité, prendre un bon logiciel de facturation peut faire gagner pas mal de temps (relances automatiques et/ou préformatées), en plus de faire des factures et des devis conformes à la législation comme mentionné précédemment.
Enfin, terminons cette partie de conseils avec en vrac quelques autres moyens d’éviter les mauvais payeurs : le portage salarial ou encore certaines plateformes freelances peuvent jouer le rôle de tiers de paiement (moyennant le plus souvent des frais sur vos paiements), tout comme des solutions tierces (par exemple Tripartie en France).
Relances et recouvrement : ne lâchez rien face aux mauvais payeurs !
Si malgré tout cela vous n’êtes toujours pas payé, il est temps de passer à des phases plus officielles de relances, pénalités et de recouvrement (amiable ou judiciaire).
Quelques rappels sur les pénalités de retard
Les pénalités, indemnités et intérêts de retard doivent être mentionnés noir sur blanc sur vos devis, factures et CGV (le cas échéant). L’indemnité forfaitaire, légale, est de 40€ pour frais de recouvrement par facture concernée.
Pour les intérêts, le taux est plus libre. Le taux d’intérêt par défaut est le taux d’intérêt de la BCE majoré de 10 points, mais l’article L441-10 du Code de Commerce explique aussi que ce taux d’intérêt peut être librement défini, jusqu’à 3 fois le taux d’intérêt légal minimum.
Nous vous recommandons de toujours mettre le maximum possible pour décourager les mauvais payeurs.
Concernant le calcul de l’intérêt de retard, il faut appliquer la formule suivante :
somme due TTC X taux d’intérêt X (nombre de jours de retard / 365)
Par exemple, une facture de 3 000€ en retard de 20 jours pour un intérêt de retard de 10% reviendra donc à
3 000 X 0,10 X (20/365) = 16,44€
À ces 16,44€ il faudra rajouter les 40€ d’indemnité forfaitaire.
La difficulté quand on est Freelance est de savoir quand les facturer pour pas se mettre son client à dos en cas de léger oubli, donc notre conseil est plutôt de les facturer lorsque votre première relance est restée sans réponse.
Après tout, vous perdez du temps, et en tant que Freelance, le temps c’est de l’argent ! Ne pas inclure le temps administratif dans votre TJM fait d’ailleurs parti des erreurs à éviter pour fixer ses tarifs en Freelance.
Les relances
Une fois le délai de paiement dépassé, vous allez devoir relancer votre client. Commencez avec une relance par email, appuyée d’un SMS ou d’un coup de fil.
Exemple de texte de relance :
Bonjour [nom de votre client]
Je me permets de vous rappeler que la facture numéro 123, en date du XX/XX/XXXX, et payable avant le XX/XX/XXXX n’a toujours pas été payée.
L’échéance étant dépassée, je vous demande de me faire parvenir le règlement de cette facture sous huit jours.
A défaut de paiement suite à cette relance, je serai amené à vous facturer les intérêts de retard prévus dans mes conditions générales de vente.
Bien évidemment, dans le cas où votre règlement me parviendrait avant que vous n’ayez reçu ce courrier, je vous prie de considérer cet email comme nul.
Cordialement,
Si vous n’avez toujours pas de réponse au bout d’une semaine, ajoutez une relance ainsi que la facture par courrier en recommandé avec accusé de réception (servira de preuve si le client ne vous paie toujours pas).
La mise en demeure
Enfin, si vous n’avez toujours pas de retour de votre mauvais payeur malgré vos relances, envoyez un courrier de mise en demeure, bien évidemment à nouveau en recommandé avec accusé de réception.
Notez que certains pratiquent la mise en demeure directement après une unique relance courrier, ce qui est sans doute l’option la plus rapide.
L’envoi d’une mise en demeure n’est pas obligatoire, mais c’est aussi la dernière étape amiable avant d’engager un recouvrement, et le formalisme de la lettre de mise en demeure a en général plus d’impact qu’un simple email de relance d’une facture impayée.
Dans votre courrier de mise en demeure de payer, il faut indiquer les informations suivantes :
- Informations sur le créancier (votre entreprise) et le débiteur ;
- Objet du courrier, date et du lieu
- Rappel de la facture en retard de paiement (numéro, date, montant)
- Mention des relances précédentes
- Mise en demeure de payer écrite noir sur blanc “je vous mets en demeure de me régler”
- Indication du délai de paiement suite à la réception de la mise en demeure et des conséquences en l’absence de paiement dans ce délai
En général, une procédure de relance formalisée suffira à convaincre votre client que vous ne rigolez pas, et devrait débloquer pas mal de situations.
Les procédures judiciaires pour les mauvais payeurs
Ni les relances amiables ni la mise en demeure n’ont suffi ? Il est temps de passer par une procédure de recouvrement judiciaire.
La procédure la plus souple et la plus rapide est l’injonction de payer, qui ne nécessite pas le recours à un avocat.
Pour cela, il faut suffit de remplir le formulaire Cerfa 12946 ou la demande en ligne et de l’envoyer au greffe du tribunal compétent (comptez 40€ de frais de greffe). N’oubliez pas de joindre tous les documents justifiant la demande d’injonction de payer : devis, factures, CGV, contrats éventuels, preuves de relances, mise en demeure…
Le juge vous fera ensuite une réponse sous forme d’ordonnance, positive ou négative.
Cette réponse devrait être positive si vous avez suffisamment de preuves, d’où l’importance d’être irréprochable sur vos factures et vos relances.
Sachez que vous pouvez aussi passer par une procédure plus lourde d’assignation en paiement, mais qui nous paraît moins adaptée pour gérer un impayé quand on est Freelance.
Concluons ces conseils sur la gestion des mauvais payeurs quand on est freelance avec deux conseils généraux :
- Restez professionnel : même s’il est tentant de dépasser certaines limites pour se faire payer plus vite, le bon déroulé d’une procédure de recouvrement impose que vous soyez irréprochable. Ce n’est donc pas la peine d’aller sonner au domicile de votre client avec quelques amis pour lui mettre la pression !
- Envisagez des relais de trésorerie si un ou plusieurs impayés vous mettent en difficulté. Jetez un oeil du côté de l’affacturage ou anticipez pour vos prochaines factures avec une assurance sur les impayés.
Le but est de devenir un Freelance épanoui, pas un Freelance qui cours après ses clients !
D’ailleurs, plus vous allez vous spécialiser en tant que Freelance, plus vous aurez de chances de tomber sur des clients sérieux.
La gestion des mauvais payeurs en Freelance est un point essentiel dans la gestion de sa comptabilité. LiveMentor en parle dans sa formation pour Freelance dédiée !
Et vous, avez-vous déjà été victime du non-paiement d’un mauvais payeur ? Si oui, parlons en dans les commentaires, ce sera un plaisir de pouvoir échanger avec vous sur le sujet !
Je vous laisse une vidéo YouTube que nous avons tournée sur la chaîne de LiveMentor et qui résume globalement ce que nous avons dit dans cet article.
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