S’organiser en Freelance : les 4 grands axes à connaître

Être freelance… Le rêve de beaucoup de travailleurs. Liberté, indépendance, gestion de son temps… Mais sans une bonne organisation, ce rêve peut vite partir en fumée. Entre les dates de livraison à respecter, les tâches administratives à faire en hâte, les rendez-vous avec les clients, les occasions de se stresser sont multiples. Au final, on finit par douter de notre travail, de notre capacité à être un indépendant et à bien gérer son business. S’organiser en freelance est la clé qui mène à la sérénité dans son activité.

Étant salariée en parallèle de mon activité d’indépendante, j’ai besoin d’être doublement bien organisée. J’ai donc dû apprendre à structurer et optimiser mon temps et ma façon de travailler. Tout n’est pas encore parfait, mais j’apprends et j’avance… Vous trouverez ici les quatre grands axes que j’ai pu identifier et qui vous aideront à faire place nette aussi bien dans votre cerveau que dans votre bureau et à mieux vous structurer grâce à des méthodes et outils pour votre quotidien de freelance (et ça vaut aussi si vous êtes freelance à l’étranger). Moins de stress et plus de sérénité, c’est parti !

1. Vider son cerveau pour y voir plus clair

Quand on est freelance, il arrive que le cerveau soit en ébullition. Trop de choses à penser, à faire, à organiser. Que ce soit les clients à gérer, le travail à effectuer ou les déclarations à faire, il est facile de s’éparpiller et de ne plus savoir où donner de la tête. Le stress monte et ce n’est bon ni pour notre travail, ni pour notre santé, ni pour notre épanouissement. Alors si on faisait sortir toutes ces pensées de notre cerveau pour y voir un peu plus clair ?

En posant sur papier ou dans un fichier sur ordinateur les idées, les tâches, la liste des choses à faire, cela permet de :

• être sûr de ne pas les oublier ;
• pouvoir les planifier ;
• gérer ses priorités ;
• mieux s’organiser.

Mais concrètement, comment fait-on ?

a) Organiser son travail

En tant que travailleur indépendant, l’organisation est le maître-mot pour ne pas se retrouver croulant sous les dossiers à traiter, manquer les deadlines et ne pas réussir à gérer sa petite entreprise. En effet, le freelancing ne se résume pas à réaliser un travail pour un client. C’est aussi faire de l’administratif et développer son activité sur le long terme.

Pour cette partie là, nous ne pouvons que vous recommander d’utiliser l’outil de prise de notes et gestion de projet Notion. C’est aujourd’hui le meilleur moyen d’avoir un second cerveau et de centraliser toutes ses informations sous n’importe quelle forme. Nous vous invitons à découvrir notre formation pour apprendre Notion.

Travailler dans son entreprise pour ses clients :

Pour être sûr de ne rien oublier et satisfaire ses clients, l’agenda papier ou électronique est l’outil numéro 1 de tout bon freelance. En planifiant toutes les tâches et les deadlines, les dates seront respectées et le stress sera réduit. Lorsqu’un nouveau projet arrive, une bonne pratique est de noter dans son agenda la date butoir et de le découper en sous-tâches en remontant le temps. Vous pouvez aussi prévoir chaque semaine les actions pour les prochains jours en fonction des priorités. Cela évite de perdre 10 minutes chaque matin à se demander sur quoi on va travailler.

Pour ma part, je fais souvent l’erreur de mal estimer la durée des tâches à réaliser. Je m’en donne trop à faire dans le temps imparti. Avec deux casquettes (freelance et salariée), même trois si on compte mon blog, le nombre d’heures pour mon activité est limité et doit d’autant plus être bien évalué. C’est une mauvaise pratique qui me fait me sentir stressée et démotivée par moments. Je suis des personnes qui aiment bien arriver à la fin de la journée en ayant coché toutes les actions planifiées. Alors quand ce n’est pas le cas, c’est frustrant. Le point positif, c’est que cela me permet d’ajuster un peu mieux mes tâches pour la prochaine fois.

Travailler sur son entreprise pour la développer :

En plus de ses clients, il est important de consacrer une partie de son temps à travailler sur son entreprise pour la développer. Quel est l’objectif pour l’année ? Développer sa visibilité, obtenir plus de clients, se former pour se spécialiser davantage… Pour maximiser les chances de le réaliser et garder sa motivation, mieux vaut avoir un objectif clair et le définir en suivant la méthode SMART : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel. Une fois que l’on sait vers quoi on veut aller, il est possible de le découper en étapes pour avancer progressivement vers l’objectif final. D’une vision globale ressortira des phases intermédiaires chaque mois, puis des actions à faire chaque semaine. Par exemple, si cette année vous prévoyez d’obtenir 12 nouveaux clients, l’objectif mensuel sera de signer 1 nouveau contrat. Pour y arriver, il faudra chaque semaine contacter 5 prospects.

b) Noter ses idées

Noter ses idées, ses tâches à faire lorsqu’elles nous traversent l’esprit est la garantie qu’elles ne seront pas oubliées : une déclaration à faire, un e-mail à envoyer, un contenu à publier… Pour cela, avoir un bloc-note à ses côtés est l’idéal. Personnellement, je n’aime pas avoir des papiers volants de partout. Je préfère noter mes pensées directement dans le bon outil (Trello ou fichier Excel par exemple). C’est toujours du temps gagné. Si je ne suis pas devant l’ordinateur, en général, j’ai mon téléphone à proximité, j’y mets un rappel pour penser à le reporter au bon endroit plus tard.

En recherche d’idées ? Une session de brainstorming se révèle toujours très productive. Si elle se fait généralement à plusieurs, rien n’empêche de la faire seul. Le principe veut qu’il n’y ait aucune censure ni aucun jugement. On n’analyse pas les idées à ce moment-là. On note toutes celles qui arrivent, même si elles paraissent irréalistes, absurdes ou dénuées de sens. Pourquoi ? Tout simplement pour éviter de casser le flux des propositions et parce qu’une pensée pourra en amener une autre et ainsi de suite. Ici, l’objectif n’est pas de se focaliser sur la qualité, mais sur la quantité. Ce n’est pas souvent le cas, alors il faut en profiter ! ? Le tri sera fait dans un deuxième temps…

c) Faire un flot de pensées

On entre dans le côté développement personnel, qui reste une part importante de l’activité du travail indépendant. Si le moral est bon, le travail suit. Pourtant, il arrive que l’on se sente débordé, démotivé, que l’on doute de son travail… Rassurez-vous, cela arrive à tous les freelances, même les meilleurs et ceux qui n’oseront pas l’avouer ! Lorsqu’on est dans cet état d’esprit, le mieux à faire est d’écrire tout ce qui nous passe par la tête, toutes ces pensées qui tournent en boucle. Coucher les mots sur papier permet de vider son cerveau et d’évacuer la pression qui va avec.

Pour en savoir plus, je vous invite à prendre connaissance de comment faire un flot de pensées. Une fois le tout écrit noir sur blanc, il est plus facile de prendre conscience des pensées récurrentes qui viennent polluer notre cerveau. Cela permet aussi d’analyser et mieux comprendre pourquoi nous doutons de nous, pourquoi nous ressentons le fameux syndrome de l’imposteur, pourquoi nous avons peur de démarcher de nouveaux clients, etc.

2. Aménager son bureau pour être plus productif

a) Un bureau épuré

Pour être productif, un espace de travail rangé et agréable n’a rien de superflu. En effet, avoir ses idées claires, c’est bien, avoir aussi un bureau net, c’est encore mieux pour s’organiser en freelance. Plus de distractions qui viennent perturber notre concentration. Je ne sais pas vous, mais moi, il suffit que j’ai une tablette de chocolat qui traîne à côté pour que mon attention soit déportée sur la gourmandise en question pendant quelques secondes. Au final, un carré par ci, un carré par là, c’est plusieurs minutes d’interruption qui viennent se glisser discrètement au beau milieu de mon travail.

Nombreuses peuvent être les sources de distractions. Il n’y a pas que le chocolat… Des factures à ranger aux divers objets de décoration, ils attirent l’attention et font s’évader l’esprit loin de la tâche en cours. Sachant qu’à chaque interruption, il faut plusieurs minutes pour retrouver une concentration optimale, je vous laisse imaginer le temps perdu si votre bureau n’est pas épuré.

Un exemple d’espace de travail idéal (à adapter en fonction de l’activité de chaque freelance) :

• un ordinateur ;
• un carnet (pourquoi pas le carnet du temps) ;
• un stylo ;
• un cadre avec une phrase ou une image inspirante ;
• une bouteille d’eau.

Le reste devrait être rangé pour ne pas solliciter l’œil du travailleur.

b) Un espace calme

Travailler au milieu du bruit, ce n’est pas optimal. Pendant le confinement, avec conjoint et enfants à la maison, beaucoup en ont pris conscience. Avoir une pièce allouée est idéal. Si ce n’est pas possible, un paravent peut faire office de cloison amovible pour se sentir plus au calme et rester concentré. Parfois, on ne peut faire autrement que de subir le brouhaha extérieur. Lorsqu’il y a trop de bruit autour de moi et que je ne peux rien y faire, j’ai un casque avec isolation phonique qui étouffe très bien les sons. J’ai l’impression d’être totalement dans ma bulle et ma concentration reste imperturbable. ?

Pour éviter de se laisser happer et déranger par le moindre message, mieux vaut couper les notifications du téléphone et fermer sa boîte e-mail. En général, ce sont des informations qui ne sont pas très importantes et qui peuvent être traitées plus tard. Vous pouvez très bien prévoir 15 minutes avant votre pause déjeuner pour traiter vos e-mails et jeter un œil à vos notifications.

Beaucoup de freelances travaillent de chez eux et il n’est pas toujours évident de dissocier l’activité professionnelle de la vie personnelle. Un espace dédié aide grandement à scinder les deux zones. Une fois la journée de travail terminée, on éteint l’ordinateur, on ferme la porte pour ne la rouvrir que le lendemain matin.

3. S’appuyer sur des méthodes de travail pour être efficace

Je ne vais pas vous mentir, des méthodes de travail pour s’organiser en freelance, il y en a des tonnes. Sûrement autant qu’il y a d’êtres humains. Mais ce n’est pas parce qu’une personne travaille d’une certaine manière que tout le monde doit faire pareil. Toutefois, il est intéressant d’essayer pour voir si une méthode convient avant de l’adopter ou de la rejeter. En voici quelques-unes que je recommande vivement d’essayer…

a) Se mettre en condition de travail

Pour les indépendants qui travaillent de la maison, pyjama et cheveux en bataille ne mettent pas vraiment dans de bonnes conditions pour travailler efficacement. Même s’il est tentant de rester dans sa tenue de nuit ou en survêtement puisqu’on reste chez soi, s’apprêter comme si l’on sortait est important pour se mettre dans le bon état d’esprit.

b) Mettre ses efforts au bon endroit grâce à la méthode 80-20

20 % du travail emmène 80 % des résultats d’après la loi de Pareto. Cela signifie qu’une petite partie de notre activité génère la majeure partie de notre chiffre d’affaires. Il est donc très intéressant de se pencher sur ce que sont ces 20 %. En focalisant ses efforts dessus, cela assure une stratégie bien pensée et une bonne rentabilité. Cela évite aussi de s’attarder sur des détails qui nous font perdre beaucoup de temps et qui n’ont pas une réelle plus-value.

Dans la même logique, quel est le moment où vous êtes le plus productif ? Plutôt le matin, l’après-midi, le soir ? Mieux vaut travailler moins d’heures dans la journée, mais être pleinement efficace à ce moment-là. Alors quels sont les 20 % de la journée où vous êtes 80 % productif ?

c) S’organiser en freelance en définissant 3 tâches à accomplir dans la journée

Pour éviter de s’éparpiller et arriver en fin de journée sans avoir avancé ses tâches, il faut savoir sur quoi travailler AVANT de commencer. Et pour ne pas être démotivé par la montagne de choses sur sa to-do list et risquer de bâcler le travail, il ne faut pas trop s’en demander. L’idéal est de ne pas dépasser 3 grosses tâches à faire dans la journée. Une bonne pratique d’organisation est de définir, la veille au soir par exemple, seulement 2 ou 3 choses à faire le lendemain. Si comme moi, vous n’êtes pas freelance à 100 %, n’hésitez pas à ne vous donner qu’une seule tâche à réaliser.

Une fois par mois, pensez à prévoir un créneau pour vous occuper du côté administratif (factures, déclarations…). En attribuant un jour précis aux tâches récurrentes, vous serez sûr de ne pas les oublier (par exemple tous les 25 du mois).

d) Timeboxer son temps pour être plus productif

Alterner phases de travail et pauses augmenterait la productivité : c’est le principe de la méthode Pomodoro. Pour ça, je dois dire que je suis mauvaise élève. Quand je suis lancée, je préfère continuer sans m’arrêter de peur de perdre mes idées et ma concentration. L’avantage, c’est que j’avance, mais l’inconvénient, c’est que je finis par avoir la tête bien saturée. Il est d’ailleurs probable qu’à la fin je perde en productivité… Bon, je me note de changer ça pour de bon ! ?

Quoiqu’il en soit, prédéfinir un temps pour chaque activité peut se faire simplement grâce à un minuteur. Programmez, par exemple, 25 minutes de travail et 5 minutes de pause, puis à nouveau 25 minutes de travail et 5 minutes de pause, et ainsi de suite. Ou 50 minutes – 10 minutes – 50 minutes – 10 minutes… Les temps peuvent être adaptés en fonction des tâches à réaliser.

e) Faire une seule tâche à la fois car le multi-tâches est une illusion

La fonction multi-tâches n’est malheureusement pas une option chez l’être humain. On a l’impression qu’en faisant deux choses en même temps, on va aller plus vite, mais que nenni. C’est une belle illusion ! Le cerveau alterne entre l’une et l’autre et perd un laps de temps à chaque changement. Au final, aucune des deux tâches n’est réellement bien faite et elles ont pris davantage de temps.

f) Le batch working pour gagner du temps

Travailler en batch consiste à regrouper des activités similaires. Un community manager peut, par exemple, commencer par rédiger tous ses contenus le lundi, puis faire toutes ses infographies le mardi et enfin planifier toutes ses publications le mercredi. Cette façon de travailler permet d’optimiser son temps et d’être plus efficace. En réunissant les tâches d’un même type, on ne perd pas de temps à passer d’une activité à l’autre, d’un outil à un autre : on est plus productif.

g) Savoir déléguer ce qui peut l’être

S’organiser en freelance, c’est aussi savoir déléguer. Chacun a son expertise. Un graphiste pourra s’occuper de créer la bannière parfaite pour votre site web. Un photographe saura sublimer vos créations artistiques. Un rédacteur web SEO rédigera les textes de votre site internet et les articles de votre blog (ça, c’est mon truc ?). Si l’administratif devient pesant dans l’emploi du temps, il est tout à fait possible de le confier à une tierce personne pour qui c’est la spécialité. Ce temps gagné sera mis à profit pour s’occuper de ses clients ou développer son activité.

h) Les pauses ne sont pas optionnelles

Gérer freelancing + CDI n’est pas toujours évident. Il faudra forcément prendre du temps le matin avant de commencer sa journée de salarié ou s’y mettre en fin de journée pour avancer son travail d’indépendant. Parfois, s’accorder quelques heures le week-end pour finaliser ce qui n’a pu l’être en semaine sera inévitable. C’est exactement ce que je fais pour réussir à avancer sur les deux fronts.

Toutefois, une dernière méthode de travail pour être efficace… Savoir faire des pauses et prendre des vacances ! On peut être tenté de ne pas compter nos heures et de travailler tout le week-end. Mais à trop tirer sur la corde, elle finit par casser. Dans l’organisation de l’activité du freelance, il est primordial de se fixer ses horaires de travail, d’inclure des jours de repos et de planifier des vacances (même si, comme moi, vous êtes en mode side-project).

4. Utiliser des outils pour gagner du temps et mieux s’organiser en freelance

Gérer son quotidien de freelance… Pas toujours facile ! Avec plusieurs clients et projets, s’organiser dans son travail relève parfois du casse-tête. Heureusement, en plus de l’agenda papier, il existe de nombreux logiciels de gestion pour le freelance. Attention toutefois à ne pas vous encombrer d’outils, au risque qu’ils finissent par vous faire finalement perdre du temps. Mieux vaut ne choisir qu’un ou deux outils, mais les exploiter au maximum.

a) Outils pour gérer ses projets en freelancing

Trello

Pour s’organiser en freelance, je recommande à 200 % mon logiciel chouchou : Trello. Il me permet de gérer plusieurs projets en même temps et de toujours savoir où j’en suis pour ne pas manquer mes deadlines. Le principe de cet outil est d’organiser ses projets sous forme de tableaux. Simple d’utilisation, il suffit de comprendre ce que sont un tableau, une liste et une carte. Pour ma part, j’ai un tableau par client, l’état de progression est représenté par les listes (futurs articles, en cours, en relecture, terminé…) et chacun des articles à rédiger est une carte. Dès qu’un article est écrit, je le fais passer de la liste « en cours » à « en relecture ».

Il est possible d’ajouter des check-lists pour détailler les actions à faire (par exemple : recherche, écriture, ajout de photos…). L’affichage en mode calendrier offre une vision complète du mois, ce qui permet de suivre très facilement les priorités. Le tableau peut être partagé avec d’autres personnes, essentiel pour interagir et se coordonner avec le client. Ainsi, celui-ci peut suivre la planification, l’avancement du travail, ajouter des informations… Il y a encore de nombreuses fonctionnalités gratuites, très agréables et utiles, mais faire un guide Trello n’est pas l’objectif de cet article, alors poursuivons. ?

Les calendriers

Les calendriers en ligne complètent ou remplacent les agendas papier. J’y note tout ce qui n’est pas directement relié à un projet :

• rendez-vous ;
• visioconférences avec les clients ;
• administratif ;
• et les fameuses 3 tâches quotidiennes à réaliser.

Les outils de prise de notes

À défaut du post-it que l’on perd facilement, les applications pour prendre des notes ne manquent pas. J’utilise tout simplement l’application Notes de mon téléphone, car je n’aime pas m’encombrer d’outils. En complément de Trello et du calendrier, il fait très bien l’affaire. Je sais tout de suite où regarder lorsque je cherche une information notée sur le vif.

b) Outils pour optimiser son temps de freelance

Toggl

Je viens à peine de découvrir Toggl, outil qui permet de monitorer son temps. Je ne l’ai donc pas encore testé sous tous les angles, mais mes premières impressions se sont révélées très positives. Facile à prendre en main et intuitif, il me semble être indispensable dans la vie d’un freelance. Comment cela fonctionne ? Dès que l’on commence une activité, on lance le monitoring. Quand on s’arrête, on stoppe le chronomètre. Les données sont enregistrées par projet et par client. Il est donc très facile de voir à la fin d’un projet, en fin de la semaine ou mensuellement la répartition de son temps.

Pour celui qui facture à l’heure, il deviendra son meilleur ami. Sinon, il reste d’une grande aide pour :

• savoir si l’on est rentable ;
• réajuster son temps ;
• fixer ses tarifs au plus juste ;
• donner des délais précis à ses clients ;
• mieux s’organiser en freelance.

Matrice d’Eisenhower

Pour cet outil, pas besoin d’ordinateur. Un papier et un stylo suffissent amplement. La matrice d’Eisenhower permet de répartir ses tâches en quatre catégories selon leur degré d’urgence et d’importance. Une fois le tableau rempli, on y voit plus clair et on sait comment traiter chaque activité :

• Urgent et important : à faire (livrer à son client un travail attendu pour le lendemain).
• Urgent mais pas important : à déléguer (répondre à certains e-mails).
• Pas urgent mais important : à planifier (développer sa visibilité sur Internet).
• Pas urgent et pas important : à supprimer (scroller le fil d’actualité d’un réseau social).

Il existe encore d’autres outils pour booster votre productivité, n’hésitez pas à les essayer.

S’organiser en freelance, ce qu’il faut retenir ?

L’organisation est propre à chacun. Il y a beaucoup de bonnes pratiques, mais chaque travailleur indépendant doit trouver celle qui lui correspond. En explorant comment mieux vous organiser dans chacune des 4 grandes catégories que l’on vient de voir, il y a fort à parier que vous gagnerez en efficacité et bien-être :

1. Faire place nette dans son cerveau.
2. Désencombrer son bureau.
3. Tester différentes méthodes de travail.
4. Adopter des outils de gestion.

Alors, dans laquelle de ces catégories pensez-vous avoir besoin de vous améliorer ? Partagez dans les commentaires les actions que vous aimeriez mettre en place pour mieux vous organiser.