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comment rendre sa to do list efficace ?

5 étapes pour rendre sa to do list réellement efficace

Imaginez… à la fin de cet article, vous serez un entrepreneur plus efficace et plus performant. Tout cela parce que vous aurez appris à mettre à votre service, un outil fondamental de la gestion de votre organisation. En fait, cet outil vous le connaissez très bien et vous être probablement déjà familier avec, puisqu’il s’agit de la fameuse to do list (ou liste de tâches).

Si vous voulez savoir comment en finir avec la frustration des listes qui s’allongent, le stress qu’elles engendrent, le “trop” de choses à faire, le “quand” les faire, le surmenage dû aux urgences à traiter, je vous conjure de continuer à lire cet article.

Je m’apprête à vous révéler les 5 étapes qui feront de votre to do list, une arme fatale de productivité !

Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, j’ai une question à vous poser…

Comment vous sentez-vous à la fin de votre journée ?

Est-ce qu’il vous arrive de vous sentir toujours aussi surchargé, débordé, avec une sensation de stagner, de ne pas avancer aussi vite que vous le voudriez ?

Est-ce qu’il vous arrive de vous coucher la boule au vente en vous disant “Allez, encore une journée non-productive ! Je vais encore devoir cravacher demain à la première heure”.

Si la réponse est oui, c’est probablement parce que vos tâches ne sont pas hiérarchisées et qu’elles s’enchaînent et s’ajoutent comme un éternel puits sans fond.

Le problème, c’est qu’avancer de cette façon, c’est-à-dire, sans ordre, sans direction, sans objectif, sans priorités, sans une vision claire des tâches à faire dans la journée et sans prendre le recul nécessaire pour voir ce qui a été accompli peut conduire à une croissance lente de votre business et un risque fort d’abandon.

Mais ce n’est pas ce que vous souhaitez, n’est-ce pas ?

Marie ne souhaitait pas ça non plus.

Marie, c’est une entrepreneuse que j’ai accompagnée, qui après avoir connu des années fructueuses dans son business, s’est retrouvé au bout de six ans de création de son entreprise, complétement perdue après avoir subi de plein fouet la crise sanitaire actuelle.

Comme elle avait l’habitude de vivre au jour le jour, elle s’est sentie complétement dépassée par la situation, elle n’avait pas de plan et comme elle me le disait souvent…

“J’ai une tonne de choses à faire, mais je passe pourtant le plus clair de mon temps à me demander ce que je peux bien faire. Je garde tout dans ma tête, mais rien ne se passe.”

La solution était donc là, comprendre les types de tâches qu’elle devait réellement accomplir dans une journée, savoir par quoi elle devait commencer, planifier son temps et s’appuyer sur un outil qui lui permettrait d’éviter le surmenage cérébral.

C’est grâce à ses 5 étapes simples que Marie a pu réellement transformer son quotidien !

Voyons cela ensemble !

Étape 1 : Bien choisir son outil de to do list

Étape 2 : Bien écrire ses tâches dans sa to do list

Étape 3 : Bien exécuter ses tâches et les intégrer dans sa routine

Étape 4 : Mettre son calendrier au service de sa to do list

Étape 5 : Associer sa to do list à sa done list (« liste de réussite »)

Étape 1 : Bien choisir son outil de to do list

Avoir une to do list à portée de main, c’est comme avoir un animal de compagnie, ça vous suit partout.

Dans la rue, chez vous, elle est liée à vous. Et c’est une bonne chose, car votre to do list vous guide, vous accompagne, vous donne la bonne direction à suivre.

Et même si votre liste de tâche peut être longue, ce n’est pas grave, car l’essentiel c’est de se vider la tête.

L’un des principaux avantages de la liste de tâches réside dans ce point. Vous n’avez pas à tout mémoriser, vous pouvez tout écrire, sur un cahier ou une application peu importe, l’important est d’éviter le surmenage cérébral, souvenez-vous-en.

Par contre, je voudrais que vous reteniez un principe essentiel ; toutes vos tâches doivent se trouver au même endroit. Donc, dites au revoir au post-it par ci, post-it par là, tout doit être regroupé.

Pourquoi ?

Parce que ça va vous permettre de garder un œil sur l’ensemble de vos tâches et rester concentrer sur l’essentiel.

Ce que vous devez avoir en tête

Comme vous le savez très certainement, des outils de gestion de tâches il en existe plein, vous en avez sûrement testé plusieurs. Il peut donc vite être difficile de faire son choix.

Cependant, vous devez vous rappeler que l’outil n’est qu’un moyen. Il vous aide, mais ne vous remplace pas ni sur le choix de vos priorités ni sur l’exécution de vos tâches.

Gardez en tête que ce sont vos objectifs qui vont conditionner vos résultats. Une fois que vos objectifs sont définis, vous devez lister dans votre outil toutes les tâches qui vous amènent vers la réussite de vos objectifs.

La liste de critères pour bien choisir son outil de to do list

Pour vous aider à faire votre choix, voici les questions à vous poser pour choisir le moyen qui vous correspond le mieux :

  • Quel est l’outil qui correspond le mieux à mon fonctionnement personnel ? (intuitif, complexe, ludique…)
  • Quelles sont les contraintes de mon milieu professionnel qui peuvent avoir un impact sur le choix de mon outil ?
  • Ai-je besoin de fonctionnalités spécifiques ? (collaboratifs, gérer des incidents, du support client…)
  • Est-ce que mon outil est visuel, flexible, simple d’utilisation ?
  • Est-ce que je peux l’emmener partout avec moi ?
  • Est-ce que cet outil me permet de gérer différents projets, de créer des thématiques ?
  • Est-ce que cet outil me permet deprioriser mes tâches ?
  • Est-ce que cet outil me permet d’écrire une date limite ?
  • Est-ce que cet outil me permet d’attribuer des tâches à une personne spécifique ?
  • Est-ce que cet outil me permet de synchroniser mes tâches avec mon calendrier (élément très important, j’y reviendrai plus loin) ?

Je vous assure que vous posez ces questions vous permettra de réduire votre choix et de trouver l’outil fait pour vous.

Après avoir utilisé différents outils, tels que Microsoft Teams, Asana ou encore Trello, j’ai enfin trouvé mon bonheur avec l’outil “Todoist”.

Todoist a mis en ligne sur son blog des modèles “prêt à l’emploi” à intégrer directement dans votre propre to do list. Ça vous donne une bonne base pour pouvoir vous les approprier et vous permettre de réellement gagner du temps.

template de to do list

Par ailleurs, d’autres outils complémentaires peuvent également vous aider à booster votre productivité.

Étape 2 : Bien écrire ses tâches dans sa to do list

Vous avez compris qu’un outil peut vous aider à atteindre vos résultats espérés. Mais pour que vous ayez envie de mettre à exécution vos tâches, il faut qu’elles soient pertinentes et bien écrites, autrement vous ne faites qu’ajouter des mots dénués de sens à votre liste.

Une tâche doit être spécifique, réalisable et temporelle…

Peut-être que ces mots vous disent quelque chose, car ils sont tirés d’une méthode bien connue pour définir ses objectifs, la méthode S.M.A.R.T (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel).

Si vous voulez aller plus loin à ce sujet, je vous recommande de lire le bestseller de Brian Tracy, Avalez le crapaud, qui regroupe des principes simples mais essentiels à une bonne organisation, pour être plus productif et gagner du temps.

Les trois mots, spécifique, réalisable et temporel, sont des fondamentaux lorsque vous écrivez votre tâche, car ils permettent de donner une vision claire de ce que vous devez faire, pour qui et pour quand.

Si vous ne comprenez pas ce que vous devez faire, alors vous remettrez au lendemain en espérant le faire un jour ou d’attendre que quelqu’un vous relance à ce sujet.

Alors, à quoi ça ressemble une tâche spécifique, mesurable et temporelle ?

À ça : Verbe d’action + Tâche + Temps/Date.

Pour vous donner des exemples, voici les tâches que j’écris quand je crée une formation :

tâches de la to do list

À gauche, vous avez le verbe d’action, qui pousse à faire quelque chose.

Au milieu, vous avez la tâche précise à faire.

Et à droite, vous avez le temps qu’il me faut pour réaliser la tâche.

À vous de jouer…

Reprenez votre to do list et vérifiez la manière dont vous avez écrit vos tâches. N’attendez pas trop, vous connaissez l’effet de la procrastination…

Respectent-elles ce format ? Si non, modifiez-les pour en faire des actions particulières.

Attention, il ne faut pas confondre tâche et projet !

Dans cet exemple, “créer une formation” est le projet.

Les listes de tâches sont des activités permettant de réaliser le projet. C’est ce qui doit figurer dans votre to do list.

Et bien évidemment, une tâche sans date limite ne vaut pas la peine d’être écrite.

Retenez bien qu’uniquement les tâches qui ont une date doivent figurer dans votre outil !

Et si vous vous allez plus loin et devenir le pro des to do list, voici quelques conseils supplémentaires à garder en tête comme une checklist :

💡 Ayez une to-do list différente pour chaque jour afin de cibler les besoins spécifiques de votre journée.

💡 Assurez-vous que chaque élément que vous avez écrit est quelque chose que vous pouvez réellement faire ce jour-là. Il faut que ça soit réaliste ! 

💡 Créez un mélange de tâches personnelles et professionnelles qui répondent à vos objectifs.

💡 Soyez certain que tout ce que vous avez écrit est spécifique ! Est-ce que c’est clair ? Qu’est-ce qu’il y a à faire ? Pour qui ? Pour quand ?

💡 N’hésitez pas à inclure les petites tâches, par exemple, payer une facture, rappeler la banque… Si ça prend moins de 5 minutes, exécutez cette tâche tout de suite…

💡 Il faut que votre liste regroupe à la fois des tâches difficiles et des tâches faciles, car sinon vous risquez de vous démotiver.

💡 Ne faites pas des listes à rallonge, concentrez-vous sur l’ESSENTIEL ! Sinon frustration garantie !

 

Étape 3 : Bien exécuter ses tâches et les intégrer dans sa routine

Sur quel(s) type(s) de tâche(s) devez-vous passer votre temps ?

Vous vous rappelez de Marie dont je vous ai parlé plus haut ? Cette entrepreneuse avec “une tonne de choses à faire sans savoir par où commencer” ?

Après avoir choisi son outil et lister toutes les tâches qu’elles devaient faire dans sa vie professionnelle et personnelle, il était venu le temps pour elle de distinguer les tâches avec lesquelles elles devaient commencer sa journée.

De manière générale, il en existe deux types : les tâches urgentes et les tâches importantes.

Et je voudrais attirer votre attention là- dessus !

Les tâches urgentes ne sont pas forcément importantes !

Une tâche devient urgente lorsque vous pouvez répondre à la question suivante :

“Qu’est-ce qui se passe si je ne le fais pas maintenant ? Quel va être l’impact pour moi ?”

Si les répercussions peuvent être importantes, alors bien évidemment c’est par ça que vous devez commencer en priorité. Mais attention, à ne pas surcharger votre to-do list de tâches urgentes. Posez-vous toujours cette question lorsque vous ajoutez une tâche à votre liste.

Une tâche est importante lorsque vous pouvez répondre à la question suivante :

“Qu’est-ce qui se passe si je ne le fais pas ? Est-ce que je risque ne pas atteindre les résultats que j’espère ?”

Après avoir traité les urgences, c’est sur ces tâches que vous devez travailler en premier et surtout les planifier !

Je vous invite donc à faire un petit exercice…

Reprenez votre to-do list et posez-vous la question pour chaque tâche écrite.

Si vous arrivez à déterminer les impacts et les répercussions, gardez-les dans votre liste.

Sinon déléguez-les ou tout simplement supprimez-les.

Si tout est important et tout urgent ? Alors, il va falloir commencer à prioriser. À ce sujet, la matrice d’Eisenhower est un outil qui peut vous aider.

Et vous aussi, faites comme Marie, réduisez vos tâches et votre stress…

Par quelle(s) tâche(s) devez-vous commencer votre journée ?

Une journée efficace va se traduire par une séquence de travail bien défini, c’est-à-dire, par un ordre établi dans l’exécution de vos tâches. Quand vous savez par quoi commencer, vous savez gérer votre attention et votre concentration.

Et pour ça, je voudrais que vous reteniez ces trois questions à vous poser avant de démarrer votre journée.

Reprenez votre to-do list et demandez-vous :

“Si je ne pouvais faire qu’une seule chose toute la journée, quelle activité contribuerait le plus à mon travail et à mes objectifs ? Quelle activité est la plus importante ?”

“Si je devais faire une deuxième tâche sur cette liste, quelle tâche aurait le plus d’impact ?”

“Si je devais faire une troisième tâche sur cette liste, quelle activité ferais-je pour avancer sur mes objectifs ?”

Les tâches que vous aurez identifiées ne seront peut-être pas les plus simples mais c’est exactement pour ça qu’elles sont urgentes et/ou importantes.

Restez réalistes et stratégiques, limitez-vous et commencer par vos trois « grosses » tâches puis faites les petites choses ensuite. C’est comme ça que vous allez augmenter vos capacités à faire mieux tout en restant concentré.

J’aime bien prendre l’exemple du cornet de glace pour décrire ça.

On prend le cornet qui sert de base (vos objectifs)

On pose les boules de glaces (le plus important)

Puis on termine par la petite fleur qui est le bonus (les plus petites tâches).

L'exemple de la glace pour prioriser les tâches de sa to do list

Pour vous aider : un template d’une to do list

Prenez votre cahier et tracez trois colonnes pour chaque type de tâche :

Template to do list

Dans la colonne de gauche, vous listez toutes les tâches que vous avez à faire en fonction de leur urgence et de leur importance, en tenant compte des questions à vous poser pour les identifier.

Dans la colonne du milieu, il faut que vous puissiez identifier très clairement la date pour laquelle vous devez avoir terminé cette activité.

Dans la colonne de droite, vous devez estimer la durée que ça va prendre. Soyez honnête avec vous-même. Il peut être difficile d’estimer vos tâches, mais essayez, c’est en pratiquant que vous trouverez le temps qu’il vous faut.

Pour rendre votre  to do list efficace, vous devez impérativement vous poser ces questions-là avant de démarrer toute activité !

Pour résumé, quand vous parcourez votre to do list, demandez vous en permanence pour chaque tâche :

  1. Est-ce que cette tâche est importante ? Quel est l’impact si je ne la fais pas ?
  2. En combien de temps vais-je faire cette tâche ?
  3. Pour quand dois-je réaliser cette tâche ?
  4. Question bonus : Est-ce que cette tâche me demande une concentration optimale durant laquelle je ne peux pas être dérangé ?

La réponse à ces questions vous permettra de construire au mieux votre calendrier.

Étape 4 : Mettre son calendrier au service de sa to do list

 41 % des tâches figurant sur votre liste ne sont jamais effectuées, selon un guide publié par les fondateurs de I Done This, un outil de collaboration professionnel.

C’est un chiffre qui est élevé parce qu’il manque un élément clé pour rendre votre to do list efface, savez-vous lequel ?

Il s’agit du calendrier !

L’un des messages les plus pertinent que j’ai tirés de mes expériences professionnelles, après avoir connus de très bons chefs de projet,  étaient quepeu importe ce que vous avez à faire dans votre vie professionnelle ou personnelle, si vous voulez vraiment le faire, prévoyez du temps pour ça.”

Et c’est ce que je voudrais que vous reteniez. Une to do list sans calendrier n’a pas de sens, je dirai même qu’elle n’a pas de valeur. Si vous prenez la peine d’ajouter une tâche dans votre to do list c’est qu’elle doit être faite et planifiée, autrement ne prenez pas la peine de l’écrire.

Et pour ça, il existe une méthode simple…

La méthode du time boxing

Cette méthode permet de planifier vos activités, elle est la clé d’une organisation optimale et efficace. Le concept est simple, cela repose sur votre intention. Ce qui est indiqué dans votre liste doit être fait.

Et pour ça, chaque tâche est mise dans un bloc de temps que vous aurez choisi délibérément.

Toutes les tâches de votre to do list, qu’elles soient urgentes ou importantes doivent être dans être dans votre calendrier.

C’est pour ça que lorsque je vous parlais du choix de votre outil, se demander si l’outil peut être synchronisé avec votre calendrier est utile. Vous n’aurez pas à dupliquer les tâches, ça sera fait automatiquement.

L’avantage de cette méthode est de protéger votre temps et respecter vos temps de travail. Vous pourrez alors limiter les interruptions et dire non plus facilement.

Si vous vous demandez encore l’utilité de la planification, retenez bien ces chiffres :

👉 10 à 12 minutes passés à planifier votre journée, vous feront gagner 2 heures dans votre journée ! 👈

Si je reprends la to do list que je vous ai montrée ci-dessus, voici à quoi ressemblerait mon calendrier sur une journée :

calendrier des tâches

Comme vous le voyez, j’ai bloqué les créneaux sur les tâches importantes que j’ai à faire. Je les ai clairement identifiées et découpées puis j’ai attribué une durée pour ces tâches. Je n’ai pas juste écrit « Formation ».

Il s’agit bien de tâches spécifiques, réalisables et temporelles comme nous l’avons vu plus haut.

De plus, tout écrire dans son calendrier vous engage avec vous-même.

Tout-en-un

Pour rendre votre to do list efficace, je vous conseille de tout regrouper dans un seul calendrier, que ce soit les activités de la vie professionnelle, de la vie personnelle, les rappels et même les rendez-vous.

Je vous montre ce que ça donne avec mon calendrier :

calendrier des tâches personnelles et professionnelles de sa to do list

Tout y est ! Avec un code couleur par type d’activité.

J’ai donc mis en vert mes activités personnelles, en jaune mes rendez-vous, en rouge du temps pour traiter les urgences, en bleu clair, les activités professionnelles et en bleu foncé, les rappels.

C’est à ça que devrait ressembler votre calendrier. Toutes les tâches de votre to do list de la journée et de la semaine sont indiquées, autrement, vous devez les supprimer sans hésiter !

Toutefois, attention ! 

Bien que cette méthode paraisse simple en théorie, elle peut être difficile à mettre en pratique.

Voici 3 conseils pour éviter des commettre des erreurs lorsque vous bloquez votre temps.

Erreur n°1 à éviter : Sous-estimer votre temps

Attribuer une durée d’exécution à une tâche n’est pas une chose facile et les personnes que j’accompagne me disent très souvent : « Je ne sais pas combien de temps peut me prendre cette activité. »

Ce à quoi je réponds :  il faut tout simplement tester, tester et re-tester.

Avec le temps, vous saurez !

Mais le danger quand on ne sait pas, c’est de bloquer trop peu de temps.

C’est pour ça que dans un premier temps, il vaut mieux que vous bloquiez trop de temps, plutôt que pas assez.

👉Outil : Pour avoir une idée du temps que vous passez sur vos tâches, 2 applications peuvent vous aider : Rescue time ou Toggl.

Erreur n°2 à éviter : Etre trop rigide

Même si on planifie du mieux que l’on peut, il peut quand même y avoir des urgences et des imprévus, n’est-ce pas ?

Le but, en utilisant le time boxing, n’est pas de s’auto-flageller en fin de journée, si l’on n’a pas pu suivre son programme à la lettre.

Je vous le rappelle, votre agenda est un guide, il vous accompagne et vous donne une direction sur les activités importantes sur lesquelles vous devez concentrer votre attention.

Je vais vous avouer une chose, je mets à jour mon plan toute la journée en fonction des circonstances. Il m’arrive de supprimer et de remplacer des blocs de temps.

L’objectif, c’est de progresser et d’avoir une visibilité sur ce que vous faites de votre journée.

Erreur n° 3 à éviter : Planifier à la lettre vos activités personnelles

En ce qui concernant le temps que vous allez prendre pour vous et vos loisirs, vous n’êtes pas obligé de les rendre spécifique dans votre agenda.

Bloquez du temps pour vous, certes, mais restez flou dans vos envies et laissez-vous porter par ce qui vous fait envie.

Gardez bien en tête, que le temps pour vous ne doit pas être secondaire et doit faire partie de votre organisation.

 

Étape 5 : Associer sa to do list à sa done list (« liste de réussite »)

J’ai découvert depuis peu une méthode pour apporter du bonus à votre to-do list et depuis je n’y renonce pas un jour. J’en ai fait une vraie routine. Il s’agit de se créer une “done list” ou “liste de réussite”. C’est par Craig Jarrow, fondateur Time Management ninja, que j’ai découvert ce concept.

Pourquoi faire une “done list” sera bénéfique pour vous ?

Avoir une liste de choses à faire, c’est bien…

Avoir une liste des tâches accomplies, c’est mieux…

Pouvoir mesurer vos progrès et vos avancées vont stimuler votre motivation, votre efficacité et vous donner envie de continuer…

Le concept de la “done list” est simple : on écrit (toujours écrire !) tout ce qui a été fait dans la journée pour se sentir satisfait et enlever toute frustration.

C’est un exercice que j’aime bien faire en fin de journée, prendre 10 minutes pour faire le bilan, noter ce que j’ai fait, garder une trace de mes actions et pouvoir m’améliorer continuellement.

Et ce qui est bien avec cette liste, c’est que vous n’allez plus culpabiliser en vous disant que vous n’avez pas avancé assez vite. Prenez le temps de prendre du recul, vous avez forcément réalisé des choses et c’est le moment de le savoir…

Comment créer une done list ?

Deux méthodes très simples…

Soit le bon vieux cahier / crayon. Vous laissez plusieurs pages blanches et vous notez vos tâches réalisées à la suite, jour après jour.

C’est pour cette méthode que j’ai opté, car ça me permet de me poser, de prendre le temps de réfléchir à mes actions loin de l’écran.

Soit vous pouvez créer une thématique dédiée dans votre outil de gestion de tâches que vous appellerez “Ma liste de réussite” ou “Ma done list” comme vous préférez.

Le plus important est de le faire chaque jour pour être de plus en plus efficace. Vous serez fier de ce que vous aurez accompli.

Conclusion :

Vous l’aurez donc compris, la to do list fait partie intégrante d’une bonne organisation, mais pour être efficace elle doit être intégrée pleinement dans la gestion de votre temps au quotidien.

Les ingrédients pour rendre votre to-do list réellement efficace sont les suivants :

  • Un outil pertinent
  • Des tâches bien écrites et stratégiques
  • Un travail sur vos tâches urgentes et importantes
  • Des tâches faites au bon moment, avec une intention et intégrées dans un seul calendrier
  • Une liste de réussite pour mesurer vos accomplissements
  • Et une petite dose d’auto-discipline

On secoue le tout !

Et vous voilà organisé et efficace !  

Si vous voulez aller plus loin et bénéficier d’un programme de coaching en productivité, la formation Gestion du Temps de LiveMentor, éligible au CPF, peut être faite pour vous.

Avant de vous laisser, j’ai une dernière question à vous poser…

Comment vous sentez–vous à la fin de votre journée ?

Dites-le moi dans les commentaires, je me ferai un plaisir d’échanger avec vous !

formation productivité livementor

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Aurelia De Luca

Après avoir travaillé dans diverses entreprises et dans différents pays, Aurélia accompagne aujourd’hui des cadres et des entrepreneurs à la recherche d’une meilleure efficacité et d’une plus grande performance pour avancer sur leur projet. Elle est convaincue qu’un meilleur mindset et de meilleures actions permettent de reprendre le contrôle de notre temps.

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