Quel outil de facturation choisir ?

Vous avez sûrement déjà entendu parler de logiciel de facturation. On vous en dit le plus grand bien puisqu’ils font gagner énormément de temps à leurs utilisateurs.

Mais ils peuvent parfois représenter un casse-tête s’ils sont mal choisis et ne répondent pas aux besoins de l’entreprise et c’est ce qu’on veut vous apprendre dans la formation gestion d’entreprise. Avec la participation du directeur administratif et financier de LiveMentor Mehdi Saoud, mais aussi de Bénédicte Ciotti, DAF à temps partagé.

De quoi s’agit-il ? Le logiciel de facturation est un outil informatique qui permet de faciliter et d’automatiser la gestion administrative, la gestion de factures, des devis et parfois des avoirs et des acomptes de l’entreprise.

L’utilisateur peut notamment éditer et envoyer directement leurs documents à leurs partenaires. 

Il existe une multitude d’outils qu’ils soient gratuits ou payants avec diverses fonctionnalités plus ou moins avancées. Cet article a donc pour objectif de vous montrer comment choisir un logiciel de facturation qui correspond à votre entreprise et à ses besoins. 

1) Sur quels critères choisir son logiciel de facturation ?

1) Les fonctionnalités incontournables d’un logiciel de facturation
2) Le statut comptable de votre entreprise
3) La taille de votre entreprise
4) La facilité d’utilisation
5) Les possibilités de configuration du logiciel de facturation
6) Le prix un critère non négligeable mais non déterminant

Étant donné la multitude de logiciels de facturation disponibles sur le marché, il faut absolument prendre en compte certains critères. En effet, le logiciel de facturation doit vous aider à faire la majorité voire l’ensemble de vos tâches liées à la facturation tout en répondant aux caractéristiques de votre entreprise et de votre marché. 

a) Les fonctionnalités incontournables d’un logiciel de facturation

Pour bien sélectionner son outil de facturation il faut vérifier qu’ils intègrent les fonctionnalités basiques listées ci-dessous : 

• Edition et émission des factures (si bien les factures impayées que payées), devis, avoirs, acomptes en respectant les réglementations en vigueur dans votre pays 
• Ajout, modification et personnalisation de modèles-types des documents de facturation 
• Stockage des documents de facturation 
• Numérotation automatique des documents édités 
• Gestion basique des clients 
• Prise en compte de la TVA de votre entreprise
• Automatisation de certaines procédures administratives comme la déclaration de la TVA ou la déclaration à l’URSSAF
• Suivi des règlements (certains outils permettent une connexion directement avec votre banque)
• …

Bien sûr, des logiciels plus performants et souvent plus complexes mettent à disposition d’autres fonctionnalités comme la signature électronique, le paiement en ligne, une gestion poussée des clients ou un espace privé pour chaque client etc.  

b) Le statut comptable de votre entreprise

Il est important de considérer le profil comptable de votre entreprise puisque vos besoins ne sont pas les mêmes si vous gérez en interne la comptabilité, si vous avez un cabinet d’expert comptable ou encore s’il s’agit de la comptabilité d’une association ou d’une SARL.

Si votre comptabilité est gérée en externe, vous pouvez vous contenter d’un outils de facturation qui propose seulement les fonctionnalités classiques. En revanche, il peut être intéressant de choisir une solution qui permet un accès à votre cabinet d’expert comptable. 

Si, par contre, vous gérez l’ensemble de votre comptabilité en interne, il est plus judicieux de prendre un outil performant qu’on pourrait nommer outil tout en un qui inclut à la fois des fonctionnalités de facturation et des fonctionnalités comptables.

Vous gagnerez en efficacité de manière non négligeable. 

c) La taille de votre entreprise

La taille de votre entreprise est aussi un facteur clé de votre choix. En effet, vous n’avez pas les mêmes besoins en termes de facturation si vous êtes au début de la création de votre entreprise ou si vous êtes en pleine expansion. 

Pour les petites entreprises, un logiciel avec les fonctionnalités basiques de facturation et de comptabilité vous suffira. Il peut aussi être intéressant d’avoir un outil qui permet de gérer votre stock si vous en avez un. Vous devriez pouvoir choisir un logiciel gratuit ou peu cher avec les qualités nécessaires à la bonne gestion de la facturation. 

Pour des entreprises de tailles moyenne et grande, votre outil doit comporter des fonctionnalités plus poussées qui prennent en compte la comptabilité, les outils des gestions commerciales, de la paie de vos employés etc. Généralement, il s’agit d’outils ERP. 

d) La facilité d’utilisation

La facturation est un domaine complexe que peu de gens maîtrisent correctement. Il est donc important que l’outil soit intuitif et ergonomique pour d’une part éviter les erreurs et d’autre part gagner en efficacité rapidement. Il est donc recommandé de tester le logiciel en amont et c’est d’autant plus le cas si vous vous engagez sur une longue période. 

e) Les possibilités de configuration du logiciel de facturation

Il faut bien savoir que plus votre logiciel de facturation est paramétrable, plus il répondra à vos besoins. 

Par exemple, la création de page d’accueil personnalisée est utile notamment pour les espaces privés de vos clients. Aussi avoir la possibilité d’importer des fiches clients, produits, fournisseurs, stocks à partir de formats de fichiers etc peut être très utile selon votre mode de fonctionnement. 

Il faut aussi noter que la sauvegarde des données en entreprise est extrêmement importante et que le logiciel doit pouvoir vous permettre d’accéder et de pouvoir configurer  l’historique de vos documents. 

6) Le prix un critère non négligeable mais non déterminant 

Il n’est pas conseillé d’être intransigeant sur votre budget puisque le coût de votre outil dépendra des fonctionnalités que vous souhaitez avoir. Il est donc important d’avoir un prix aligné avec les fonctionnalités dont vous avez besoin, surtout si votre outil de facturation vous évite d’utiliser un autre outil pour la comptabilité ou le paiement en ligne. 

Notre sélection de logiciels de facturation en fonction de votre activité

1) Pour les indépendants et les TPE-PME : le leader : Shine
2) Le made in France : Axonaut
3) Pour les professions libérales ; les indépendants : Factomos
4) Le meilleur outil gratuit : Henrri

Comme vu précédemment, les outils sont de qualité plus ou moins élevée avec des fonctionnalités diverses. Ici, nous avons pris le soin de lister les meilleurs outils. 

1) Pour les indépendants et les TPE-PME – le leader : Shine Facture

Shine est un compte pro en ligne plébiscité par les indépendants et les petites entreprises. Mais depuis peu, Shine propose aussi un outil de facturation accessible gratuitement et indépendamment de son compte pro.

Cet outil vous permet de faire des factures et devis en illimité mais aussi : 

• d’envoyer et de recevoir des factures électroniques ;
• de gérer vos dépenses (scan et ajout des reçus, rapprochement bancaire automatique…) ;
• d’encaisser vos clients par carte ;
• de personnaliser vos documents de facturation ; 
• de créer un catalogue de produits/services ;
• de relancer vos clients manuellement ou automatiquement…

La version gratuite est accessible sans engagement et sans carte bancaire. Les factures et devis sont illimités, avec une base de 5 clients et 5 reçus maximum. 

Si vous avez besoin de profiter de davantage de fonctionnalités, vous pouvez souscrire à un abonnement payant : 

• Shine Start à 11 €/mois HT jusqu’à 20 clients et 20 reçus ;
• Shine Plus à 25 €/mois HT pour toutes les fonctionnalités en illimité.

2) Le made in France : Axonaut

Axonaut, entreprise française est un outil spécialisé pour les entreprises en BtoB.

L’entreprise propose une solution de gestion tout-en-un pour les TPE-PME : facturation, dépenses, comptabilité, gestion de stock, RH, marketing… Ce qui explique les prix élevés, surtout si vous ne l’utilisez que pour la facturation.

Le service client et l’accompagnement constituent un beau point fort pour le logiciel. Un petit reproche : le reporting est assez léger. 

Concernant les prix, Axonaut se situe un peu au-dessus de la moyenne surtout si vous ne l’utilisez que pour la facturation.

Les tarifs dépendent du nombre d’utilisateurs et de l’engagement. Par exemple, pour 1 utilisateur pour 1 mois, le prix est de 69,99 €/mois HT. Si vous optez pour 1 an, vous ne paierez plus que 55,99 €/mois HT. Pour 10 utilisateurs, les prix sont assez élevés : 271,92 €/mois HT pour un engagement d’un an.

3) Pour les professions libérales & les indépendants : Factomos

Vous êtes indépendants ou professions libérales ?

Factomos vous permet de gagner beaucoup de temps grâce à son excès pour expert comptable mais aussi à son écosystème partenaire assez large avec des entreprises de paiement en ligne comme Paypal ou Fintecture, avec des entreprises de garantie de paiement comme Moment ou Gcollect ou avec des outils de notes de frais Jenji. 

Factomos propose 2 formules. Voici les tarifs en paiement mensuel : 

• Mini facturation à 9 €/mois HT pour 1 utilisateur et 30 factures/an ;
• Vision gestion de trésorerie à 29 €/mois HT pour 1 utilisateur et des factures illimitées.

4) Le meilleur logiciel de facturation gratuit : Henrri

Vous êtes une petite entreprise et vous cherchez un outil ?  Henrri est une option intéressante pour des agences comme des agences digitales ou pour des petites entreprises et fait partie des meilleurs logiciels de facturation gratuits.

Henrri permet de gérer les opérations simples comme les factures, les devis et le registre de vos clients. Le logiciel ne propose pas d’intégration et a un reporting qui ne va pas suffisamment loin. 

Les fonctionnalités classiques de l’outil sont entièrement gratuites et sans publicité. En revanche, si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires, vous pouvez y accéder en payant.

Pour conclure :

Certes ces quatre outils de facturation ne sont pas les seuls, il en existe des dizaines et des dizaines,  mais ils restent qualitatifs et de confiance pour la gestion de votre entreprise.

De votre côté, j’aimerais savoir si vous les connaissiez déjà et quelles ont été vos premières impressions lorsque vous les avez testés.

Dites-moi tout ça en commentaire, je me ferai un plaisir de pouvoir en parler avec vous.

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