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Comment gérer ses devis et facture en tant qu'entrepreneur ?

Micro-entrepreneurs : Comment être en règle avec ses devis et factures pour ne plus se laisser déborder ?

Félicitations, vous avez franchi un cap et vous voilà prêt à en découdre avec ce nouveau statut, à vivre de vos compétences ou de vos passions. En revanche, si votre but est de réussir, il va falloir être au clair sur les bases de votre comptabilité et de votre administratif. Pas de panique, je suis là pour vous dire tout ce qu’il y a à savoir sur les devis et les factures pour entrepreneur ! 

Nous vivons une ère très spéciale… Etant une personne très optimiste, il n’est pas question que je vous laisser baigner dans la lourdeur ambiante ! Vous saviez que 48% des Français actifs ont déjà envisagé voire réalisé une reconversion professionnelle ?! Cette situation sanitaire et en particulier le confinement passé, a permis à beaucoup de personnes d’entamer une introspection voire même de réaliser des objectifs qui semblaient encore très lointains : Se lancer dans l’entrepreneuriat !

Félicitations, vous avez franchi un cap et vous voilà prêt à en découdre avec ce nouveau statut, à vivre de vos compétences ou de vos passions. En revanche, si votre but est de réussir, il va falloir être au clair sur les bases de votre comptabilité et de votre administratif. Pas de panique, je suis là pour vous dire tout ce qu’il y a à savoir sur les devis et les factures pour entrepreneur !

1. La comptabilité d’un micro-entrepreneur

Vous avez choisi d’exercer en tant que micro-entrepreneur (attention l’utilisation du mot auto-entrepreneur n’existe plus depuis janvier 2016 à la suite de la loi Pinel qui a fusionné les deux termes) ? Bravo ! Vous allez bénéficier d’une comptabilité simplifiée. Simplifiée ne veut pas dire inexistante ; cela signifie simplement qu’elle est allégée.

Ce régime est le plus souple qui existe notamment en termes de comptabilité puisque vous jouissez d’une franchise en base de TVA jusqu’à un certain seuil ce qui induit que vous ne facturer pas non plus cette TVA ; et donc que vous n’avez pas besoin d’un expert-comptable.  La seule chose qui vous est demandée est la tenue d’un livre de recettes, la tenue d’un registre des achats et l’émission de factures pour être 100% conforme à la loi.

Vision du micro-entrepreneur de la comptabilité  

Quelle différence entre factures et devis pour un entrepreneur ?

Bien évidemment vous allez me dire que ce sont des documents différents. Mais au-delà de ça, il existe des divergences entre ces deux documents.

a) Le devis

Le devis permet de faire une estimation de votre travail en temps et en coût. Il est fait lorsque vous avez réussi votre argumentaire commercial et que votre client et vous êtes d’accord. Ce devis vous protège juridiquement et permet aux clients d’avoir un aperçu de la future prestation. Il ne faut pas le négliger car il permet de renforcer le processus de décision de vos clients et les rassure.  Dans la vente on appelle ça également un bon de commande.

Votre devis n’est pas une réalité systématique puisqu’il n’est pas plus qu’une quantification de votre travail et il peut y avoir des imprévus. Exemple : Vous êtes micro-entrepreneur en tant qu’installateur de salle de bain. Vous avez estimé votre temps de travail à 3h et lors du chantier, il s’avère qu’un ajustement des sols est nécessaire. Cela va donc engendrer du temps de travail supplémentaire qui n’était pas initialement prévu dans le premier devis !

b) La facture

La facture, quant à elle, est établie lorsque vous avez effectué votre acte professionnel. C’est une pièce comptable et sert de preuve à votre fin de prestation.

La différence entre les deux est donc limpide : le devis vous permet d’estimer votre prestation ou travaux, c’est une offre, alors qu’une facture est éditée pour donner suite à ladite réalisation, c’est une preuve.

Quels sont les règles à suivre ?

Eh oui, vous vous doutez bien que malgré une comptabilité simplifiée il y a des règles à suivre et à respecter ! Chacun ne fait pas comme il veut ! Malgré tout, les règles ne sont pas complexes et il suffira d’intégrer de façon automatique les quelques règles à suivre que nous verrons en détails plus bas pour chacun des documents. Néanmoins, sachez d’ores et déjà que vous êtes dispensé d’un bilan comptable. Vos seules obligations sont le livre de recettes et le registre des achats qui peuvent être tenus sur un logiciel comptable spécifique.

# Le livre de recettes

Je ne vais pas faire preuve de beaucoup d’originalité en vous disant que le livre de recettes est une trace de l’ensemble de vos recettes (les termes sont aussi simples que la gestion comptable de ce statut !). Cependant, notez que ce livre de recettes doit être rempli régulièrement et par ordre chronologique. Une petite exception existe pourtant : si vous faites de la vente au détail et que vous ne dépassez pas les 76€ de paiements comptants, vous pouvez entrer vos recettes en une fois de façon groupée.

Ce livre de recettes encaissées doit faire apparaître certaines mentions :

  • Montant et origine des recettes (identité du client ou de la société)
  • Mode de règlement (espèce, chèque, virement…)
  • Référencement des pièces justificatives (numéro de facture)

J’attire votre attention sur un point fiscal très important : si vous exercez plusieurs activités, de natures différentes, au sein de votre micro-entreprise vous devez tenir des livres de recettes différents.

Par exemple : Ma société de couture exerce une activité de création. En parallèle, je propose de la revente d’articles naturels ou recyclés sous le statut d’achat revente. J’ai donc à la fois une activité artisanale et une activité commerciale, je dois donc tenir deux livres de recettes différents !

# Le registre des achats

Si votre activité consiste à vendre des marchandises, fournir des prestations logements, faire de la vente à emporter ou de la consommation sur place, une de vos obligations est la tenue d’un registre des achats. Pour vous l’expliquer très simplement, vous devez lister l’ensemble de vos dépenses de l’année. Pour toutes les autres activités ce document n’est que facultatif, mais soit dit en passant, même si vous ne relevé pas de ces activités je vous conseille malgré tout fortement d’enregistrer toutes vos dépenses afin de savoir d’un coup d’œil si votre affaire est rentable !

Ce registre des achats doit :

  • Différencier les achats en espèce des autres modes de règlement
  • Mettre en avant les références des pièces justificatives
  • Faire apparaître le détail des achats
  • Être annuel et les achats enregistrés dans l’ordre chronologique

2. Tout savoir de la facturation en tant que micro-entrepreneur

Bravo vous avez développé votre entreprise et trouvé votre premier client ! Voici arrivé l’heure de faire votre première facture ! No panic tout va bien se passer, je vais tout vous expliquer en toute transparence.

Vous êtes des professionnels et dans ce cadre vous devez remettre à chacun de vos clients une facture. Les fonctions d’une facture relèvent à la fois du cadre juridique, comptable et fiscal. Pourquoi juridique ? Comme je vous le disais plus haut, une facture est la preuve de votre vente ou de votre prestation. Comptable ? Elle est la pièce justificative de votre livre de recettes. Fiscal ? Elle est l’appui pour le calcul de votre TVA à reverser (quand vous y êtes soumis bien évidemment). A noter que vous devez conserver les factures 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.

a) Les différents types de factures en tant qu’entrepreneur

Il existe un nombre très important de types de factures. Facture d’acompte, facture d’avoir, facture intermédiaire, facture proforma, facture de clôture…. Vous avez l’impression d’être plongé dans un véritable labyrinthe administratif et comptable ?! Et si je vous débroussaillais tout ça pour que vous puissiez enfin voir le bout du tunnel ? Nous allons voir ensemble trois types de factures spécifiques et souvent utilisés par les micro-entrepreneurs, c’est parti !

# La Facture ordinaire

La facture dite ordinaire est la facture la plus récurrente que vous ayez à faire. C’est la fameuse preuve de fin de vente ou prestations dont nous parlions tout à l’heure. Vous êtes dans l’obligation de pouvoir fournir une facture à vos clients, qu’ils soient particuliers ou professionnels. Je vous explique plus loin quand facturer et les mentions obligatoires à y faire figurer.

Attention à bien faire la distinction entre la facture à payer (envoyée à votre client pour qu’il vous paye votre prestation, vente, service) et la facture acquittée qui est la preuve de paiement ! Cela revient à refaire la même facture que celle « à payer » mais en modifiant bien sûr le reste dû qui sera, évidemment, de zéro. N’oubliez pas de l’estampiller de la mention « acquittée ».

# La Facture avec frais de débours

La facture avec frais de débours est très utile si vous ne souhaitez pas gonfler votre chiffre d’affaires en vain. Je sens que je regagne votre attention là ! En gros l’idée c’est de facturer à vos clients certaines de vos dépenses (matières premières) qui sont indispensables au bon déroulement de votre prestation.

Ce système n’est pas très connu des entrepreneurs mais pourtant très utile. Pourquoi utiliser la facture avec frais de débours plutôt que la refacturation ? Vous n’êtes pas sans savoir que vos cotisations sociales sont calculées en fonction d’un taux sur votre chiffre d’affaire… Donc, si vous intégrez vos frais de matériel dans la facture, vous augmenter votre chiffre d’affaires et par conséquent vous augmentez votre montant de cotisations sociales. En utilisant les frais de débours, ces frais ne seront pas comptabilisés et n’entreront pas dans votre calcul de chiffre d’affaires.

 Je vous donne un exemple et vous allez tout comprendre :

Je reprends mon installateur de salle de bain du début. Ce dernier pour installer la salle de bain doit avoir les différents éléments comme les meubles, le bac de douche, le lavabo, etc. Pas de problème il va s’en occuper pour son client ! Ensemble ils contractualisent un budget de 1500€. Notre entrepreneur va acheter au nom de son client le matériel nécessaire et lui avance l’argent. Une fois son installation effectuée, il donne à son client une facture de 2500€. Sur cette facture apparaît distinctement les 1000€ de main d’œuvre et les 1500€ de frais de débours (en annexant à la facture le justificatif). Le client devra payer 2500€ mais notre installateur ne fera apparaître que 1000€ lors de sa déclaration de chiffre d’affaires.

Vous comprenez tout l’intérêt de la démarche maintenant !?

factures entrepreneur

b) Les Factures d’acompte

Une facture d’acompte est une avance de trésorerie. Elle s’établit lorsque l’entrepreneur à besoin en amont d’une partie du montant final. L’objectif de l’acompte est souvent utilisé par les entrepreneurs pour enclencher ou valider une commande. Quel est l’intérêt me direz-vous ? Sécuriser financièrement votre entreprise en gérant habilement vos dépenses ! Attention cependant à ne pas oublier de soustraire cette somme dans le détail de la facture finale.

Il y a un double intérêt à utiliser la facture d’acompte :

  • Pour le micro-entrepreneur: C’est s’assurer que la prestation va concrètement se réaliser, puisque le client est engagé ! Il permet de limiter les avances de trésorerie et limite les risques d’impayés
  • Pour le client: Clairement cela lui permet d’échelonner son paiement. A négocier en fonction de l’ampleur de la prestation, mais des acomptes intermédiaires peuvent être envisagés

c) Factures papiers ou numériques ? Les obligations

Il n’est pas interdit d’envoyer une facture en version papier. Après qu’on se le dise cela va vous ajouter, pour pas grand-chose, des frais en termes d’encre et nuire à votre image environnementale … Au niveau légal, la loi Macron d’août 2015 oblige toutes les entreprises à accepter la réception des factures électroniques. Cette loi bénéficiait d’un calendrier de mise en application et…ta dam ! l’obligation pour les micro-entrepreneurs est en place depuis janvier 2020.

Pour qu’une facture soit électronique, il faut que tout le process de facturation le soit. Kezaco ? Si vous avez créé une facture sur un format papier, que vous la numérisez et que vous l’envoyez, ce n’est pas une facture électronique ! L’inverse est également valable : Si vous avez établi une facture sur un logiciel et que vous l’envoyez en version papier, n’en fait pas pour autant une facture électronique. Pour pallier à cela, je vous conseille fortement d’utiliser un logiciel de gestion spécialement pensé et crée pour les micro-entrepreneurs. Cela vous permettra d’effectuer tout votre process en électronique et de garantir la sécurité des données.

d) Peut-on facturer sans numéro de SIRET ?

Bien sûr ! Si vous êtes dans l’attente de votre numéro mais que toutes vos démarches de déclaration d’entreprise sont faites, il n’est pas question de vous priver de business. Il vous suffit d’inscrire sur la facture la mention « SIRET en cours ».

e) Quand facturer quand on est micro-entrepreneur ?

La loi vous oblige, en tant que professionnel, à établir à l’intention de vos clients des factures. Le statut de micro-entrepreneur ne vous allège pas de cette obligation et vous devez respecter les mêmes règles que n’importe quelles entreprises. En revanche, il est important de distinguer ses clients car les règles pour les particuliers ne sont pas les mêmes que pour les professionnels. Voyons ça de suite !

# Clients particuliers

Dans la loi, la facturation aux particuliers n’est pas obligatoire sauf pour :

  • La vente à distance
  • Les prestations de services avec exécution de travaux immobiliers
  • Toutes prestations supérieures à 25€
  • Les cas où le client la demande malgré un montant inférieur à 25€

# Clients professionnels

Pour les clients professionnels, c’est très simple : la facturation est obligatoire peu importe le montant ou l’activité ! Si vous passez à côté, vous encourez une amende de 75 000 € pour un premier manquement… Autant être réglo !

f) Les mentions obligatoires

Le micro-entrepreneur, peu importe son activité, doit faire apparaître un certain nombre de mentions légales sur ses factures. Des mentions viennent s’ajouter pour les clients ayant un statut professionnel. Je vous liste ci-dessous toutes ces obligations.

g) Les mentions générales

# Pour les particuliers ->

  • La date d’émission de la facture, c’est-à-dire la date à laquelle elle est émise
  • Le numéro de la facture qui doit être unique et suivre une chronologie (nous reverrons cela plus en détail dans le point d’après)
  • La date de la vente ou de la prestation, c’est-à-dire le jour exacte de livraison ou de fin de la prestation
  • L’identité de l’acheteur avec son nom, l’adresse du siège social ou du domicile ainsi que l’adresse de facturation
  • L’identité du vendeur. Dans cet item doit apparaître : Le nom et prénom de l’entrepreneur, sa dénomination sociale suivi du numéro SIREN ou SIRET, le numéro du registre du commerce et/ou du registre des métiers, l’adresse du siège social et enfin si l’entreprise est dans l’attente de son immatriculation, il doit être spécifié « SIRET en cours d’attribution »
  • Le numéro individuel d’identification à la TVA (si vous y êtes soumis)
  • La désignation du produit ou de la prestation
  • Le décompte détaillé de chaque prestation en quantité et prix
  • Le prix catalogue
  • Le taux de TVA applicable (si vous y êtes soumis)
  • Tout rabais, ristourne ou remise
  • La somme totale à payer
  • La date à laquelle le règlement doit arriver

# Pour les professionnels ->

Pour les factures à destination des professionnels vous devez faire figurer les mêmes informations que les particuliers et ajouter en plus :

  • La date ou délai de paiement, c’est-à-dire la date à laquelle le règlement doit intervenir, les conditions d’escompte…
  • Les taux de pénalités de retard exigibles en cas de non-paiement à la date demandé
  • L’indemnité forfaitaire pour le recouvrement en cas de retard de paiement

h) Chronologie et numérotation

Afin d’éviter les fraudes, la numérotation des factures est obligatoire. Cela étant, il faut savoir trouver du positif dans chaque action et pour moi, la numérotation des factures est aussi une super astuce d’organisation pour s’y retrouver facilement ! Comme vous pouvez choisir le format de la numérotation, vous pouvez décider de numéroter par année, mois ou encore activité.

L’autre élément que vous ne devez pas oublier, c’est la chronologie. Pour faire simple, il ne doit pas y avoir de trou entre vos factures. Vous ne pouvez pas faire la facture n°5 à madame X et ensuite la facture n°7 à monsieur Y. Il faut obligatoirement la facture n°6 !

Sachez que vous n’êtes pas limité à la simple utilisation de chiffres, mais vous pouvez aussi utiliser les lettres. Par exemple, si je veux m’organiser en fonction de mon activité je peux utiliser un système de numérotation comme « Prestation 01 », « Prestation 02 », etc. Si je veux utiliser la date, je peux inscrire comme numéro « 2021-01-01 ». L’important est de garder cette logique en permanence et ne jamais sauter de numéro !

Certains logiciels de comptabilité en ligne permettent de générer automatiquement tout ce que nous avons vu ensemble.

i) Facture avec TVA non applicable

Dans les mentions obligatoires que nous avons vues juste au-dessus, je vous expliquais que vous deviez faire apparaître le taux de TVA applicable, si vous y étiez soumis. Mais quand vous n’êtes pas soumis à la TVA ? Eh bien là aussi il faut le faire apparaître !

Vous avez peut-être besoin d’une petite piqûre de rappel concernant la TVA ?! La TVA c’est la taxe sur la valeur ajoutée. C’est une somme qui est versée à l’Etat en contrepartie d’une vente de produits ou de services. En gros votre entreprise est une sorte d’intermédiaire pour la récolte de la taxe pour l’Etat.

Pour savoir si vous êtes assujettis, il suffit de connaître son chiffre d’affaires. Depuis 2020, si vous faites moins de 94 300 € (vente de marchandises) et 36 500 € (prestation de services) ou si votre chiffre d’affaires ne dépasse pas durant deux années consécutives 85 800 € (vente de marchandises) ou 34 400 € (prestation de services), vous n’êtes pas assujettis à la TVA.

Si vous n’appliquez pas de TVA, bien évidemment vous ne pouvez pas non plus la récupérer !

Dans le cas de TVA non applicable, vos factures doivent porter la mention « TVA non applicable- article 293 B du CGI (code général des impôts) ».

j) Facture avec TVA

Si vous dépassez les plafonds que je viens de vous donner, vous êtes assujettis à la TVA. Il faudra donc récupérer votre numéro de TVA intracommunautaire via le service des impôts et le mentionner sur vos factures. Vous devez également faire apparaître le taux de TVA appliqué et bien sûr les prix HT (hors taxes) et TTC (toutes taxes comprises). En collectant la TVA de vos clients, vous pourrez en contrepartie récupérer la TVA sur vos achats professionnels.

k) Que faire en cas d’impayés ?

Comme un certain nombre de professionnels, il n’est pas rare de devoir courir après des clients pour se faire payer. Sachez que quel que soit le motif de l’impayé vous avez cinq ans pour un recouvrement auprès d’un professionnel et deux ans pour un particulier.  La première démarche à mettre en place si vous êtes confrontés à ce type de situation, c’est d’entamer un recouvrement à l’amiable. Si cette première relance ne fonctionne pas, il faudra passer à la lettre de mise en demeure. Cette mise en demeure doit être un courrier que vous envoyé en recommandé à votre client en lui stipulant votre intention d’entamer des démarches judiciaires. Vous pouvez d’ailleurs passer par un avocat ou un huissier pour être sûr d’être dans les clous. Ensuite si rien n’y fait, il faudra passer au recouvrement judiciaire.

homme en prison

3. Tout savoir sur les devis pour micro-entrepreneur

Nous avons commencé à aborder ce sujet tout au début de notre article. Vous vous souvenez un devis c’est…allez, un petit effort…une offre ! Si l’offre est acceptée par votre client, elle devient un contrat. Une fois signé, vous êtes engagés à faire la prestation et le client à payer la somme inscrite. Je vous conseille de rédiger votre devis avec le plus grand soin ! Plus il sera précis plus vous serez sûrs que votre client à tout compris de votre proposition commerciale, plus il va comprendre le prix et moins vous prenez de risque d’incompréhension.

a) Les devis sont-ils obligatoires ?

A l’inverse d’une facture, un devis n’est pas obligatoire. Mais comme toute réglementation, il y a des exceptions à la règle ! En fonction de la qualité de votre client et de votre domaine d’activité, les choses ne sont pas les mêmes. Dans le cadre d’une prestation entre professionnels, le devis n’est jamais obligatoire. Pour les particuliers, le devis est obligatoire pour :

  • Toutes les prestations du bâtiment, les services de dépannage et de réparation
  • Les prestations de service à la personne supérieures à 100 € ou lorsque le client le demande
  • Les services de déménagement, funéraire, de location de voiture
  • Certains professionnels de santé
  • Pour les prestations personnalisés (comme par exemple un vêtement brodé en votre nom)
  • Toutes les prestations dont le client ne perçoit pas de façon tangible la réalisation (par exemple des services de graphismes, etc.)
  • Pour toutes les prestations dont le montant dépasse 1500 €

longue facture

b) Les mentions obligatoires du devis

Tout comme la facture, le devis doit respecter un certain nombre de règles et faire apparaître des mentions légales obligatoires. Voici la liste complète des éléments à y faire figurer :

  • La date du devis
  • La durée de validité du devis
  • Les coordonnées et le nom de l’entreprise
  • Le nom et les coordonnées du client
  • La date et la durée estimée de la prestation, du service, des travaux…
  • Le Libellé précis de chaque article ou prestation
  • La quantité et le prix unitaire
  • Le prix de la main d’œuvre nécessaire
  • Les frais de déplacement
  • Les mentions de TVA en fonction de votre situation
  • La signature du client
  • La date d’acceptation du devis
  • La mention « lu et approuvé » ou « bon pour accord »
  • La signature du professionnel

Comme je le disais plus haut, plus le devis est précis mieux c’est pour la compréhension. Du coup n’hésitez pas non plus à intégrer les modalités qui pourraient être prise en compte pour un changement de tarification, les éléments qui pourraient allonger la période d’exécution, les modalités de paiement…bref tout ce qui peut être en lien avec votre activité.

c) Les avenants

Un avenant est un document qui stipule les modifications du contrat précédemment signé. Vous pouvez avoir besoin d’établir un avenant soit lorsque le client souhaite modifier votre accord ou si vous vous apercevez que des actions supplémentaires vont être nécessaires pour votre réalisation. L’avenant permet de se protéger juridiquement et s’assurer d’être payé pour les travaux ou prestation supplémentaires.

Vous voilà parés pour affronter haut la main vos prochaines  factures et devis en tant que micro-entrepreneur ! Cet incontournable  n’a maintenant plus de secret pour vous !

N’hésitez pas à me poser vos questions dans les commentaires ! 🙂

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Charlenne Lheureux

Charlenne Lheureux

Brand Content Manager chez KoalaME, une solution de gestion automatisée spécialement conçue pour les micro-entrepreneurs.

Micro-entrepreneuse en multi-activités : Créatrice couture upcycling et Vente de produits bien-être 100 % naturels

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Rapport de faute d’orthographe

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