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Nadège Serrano conseils de gestion administrative

Portrait de Nadège Serrano – Faciliter la gestion d’entreprise

Nadège Serrano en accéléré ? 

Elle voulait être vétérinaire, elle s’est lancée dans une formation de maquillage et est entrée dans le monde du travail par le milieu de la formation professionnelle où elle poursuit un parcours hyper réussi.

Nadège Serrano

Scoop: chez LiveMentor on aime les profils atypiques. 

Donc on est plutôt ravis que Nadège ait atterri chez nous. Et je ne dis pas ça pour lui faire plaisir. Pour LiveMentor, Nadège est une perle !

Elle connaît tout de la gestion administrative, c’est la reine du process ultra-optimisé et elle dégaine son tableau croisé-dynamique plus vite que Lucky Luke tire sur son ombre.

Mais comment a-t-elle fait pour démêler tout le bazar administratif et y voir clair ?

Si vous êtes sur le point de lancer votre projet entrepreneurial, vous devez vous poser des questions comme :

Comment est-ce qu’on gère une entreprise ? Comment être sûr qu’on fait bien tout ce qu’il faut ? Par quoi commencer ?

Et bien pour Nadège, ça a commencé par un job d’été.

Une boite qui accompagne les organismes de formation dans leur gestion administrative. 

Très vite, elle se prend au “jeu” et devient vraiment efficace. Le job d’été se transforme en CDI, elle complète son expérience par une formation d’assistant manager et devient une véritable experte de la gestion administrative.

En mai, ça fera deux ans que Nadège travaille pour LiveMentor et dans notre formation gestion d’entreprise, elle partage elle aussi son expertise pour souffler aux entrepreneurs les clés d’un management complet et rassurant.

Elle a donc participé à la conception de la formation et de son programme et intervient dans plusieurs de nos modules sur la gestion financière et la gestion administrative.

Vous pourrez même profiter de ses précieux conseils sur la facturation et le recouvrement dans l’entreprise un peu plus bas dans cet article.

Mais d’abord, je vais vous raconter pourquoi vous pouvez vous fier à Nadège Serrano pour vous guider sur ces deux sujets.

La force de Nadège Serrano c’est sa grande expérience pratique

Lorsqu’elle démarre son job d’été chez TNK Alternance, Nadège arrive immédiatement à un poste opérationnel. Elle doit prêter main forte sur des tâches qu’elle découvre complètement :

  • la gestion des contrats d’alternance
  • la facturation
  • le recouvrement

Elle apprend tout sur le terrain, et l’avantage c’est que dans la PME, le terrain est vaste. Nadège a de quoi toucher à tout et bien comprendre le fonctionnement global de l’entreprise.

Objectif recouvrement

Lorsqu’elle accepte de garder son poste au-delà de l’été, elle s’investit dans la mise en place et le suivi de tous les process administratifs. 

Elle monte rapidement en compétence, commence par la gestion d’un gros client, une école de 300 élèves, puis prend de plus en plus de responsabilités. 

Son objectif est de construire un fonctionnement sans faille où chaque tâche à une marche à suivre complète, claire et efficace.

Et c’est une réussite puisque TNK rattrape en quelques mois un retard de 4M €  pour les écoles qui lui ont confié leur recouvrement !

C’est un résultat incroyable dans le milieu de la formation et le bouche à oreille attire de plus en plus d’écoles qui font appel à l’entreprise pour leur gestion administrative. 

A force de faire parler d’elle, la PME est contactée par le fameux cabinet d’audit et de conseil Deloitte qui est sur le point de lancer une nouvelle branche formation. 

Le projet est une plateforme de mise en relation des alternants et des entreprises.

C’est Nadège que Deloitte repère tout de suite et on négocie une collaboration de 2 ans avec TNK avant de débaucher Nadège pour gérer le nouveau projet. 

Mais elle a passé 6 ans dans une entreprise où elle avait une grande liberté de prise d’initiative et de responsabilités. Au sein du gros cabinet, Nadège s’aperçoit vite qu’elle n’est pas à sa place. Le système hiérarchique est trop rigide, les possibilités d’évolution trop lentes et le champ d’actions trop restreint… Il lui faut plus de mouvement, de challenge et d’envie !

Heureusement, à ce moment-là elle tombe sur le post LinkedIn d’Alexandre Dana, CEO de LiveMentor : “Si vous savez ce qu’est un OPCO postulez chez nous !”. 

Les OPCO, Nadège connaît ça par cœur, c’est l’interlocuteur principal du financement de la formation en alternance. 

Ni une, ni deux, elle envoie un CV en vidéo ( profil atypique, j’ai dit ) pour le poste de responsable de formation.

La gestion administrative chez LiveMentor

Deuxième responsable de formation de l’équipe, Nadège Serrano rejoint Nadège Couvidat et elle vont composer ensemble la Nadégie pendant un petit moment. 

Pour la petite histoire, c’est dans cette équipe que je suis moi-même arrivée chez LiveMentor 1 mois après, et on m’a aussi appelée Nadège pendant quelques semaines.

La Nadégie gère le parcours administratif depuis le financement de la formation jusqu’à la facturation. 

Concrètement, cela se passe en 3 étapes. 

  1. On accompagne les entrepreneurs pour l’obtention du financement de la formation qu’ils souhaitent suivre chez LiveMentor.
  2. On s’assure de l’application de toutes les obligations administratives tout au long de la formation.
  3. On gère la facturation des formations auprès des organismes financeurs.

3 étapes

L’équipe est jeune, c’est le moment de penser tous les process. Pendant plusieurs semaines, les journées sont partagées entre le suivi des entrepreneurs, la création de nos banques de procédure et de données et la facturation.

Mais au bout de 6 mois, alors que LiveMentor est en pleine croissance, on maintient un chiffre de 300 dossiers de facturation de retard qui ne dégrossi pas.

Après concertation avec Mehdi Saoud, DAF de LiveMentor, il devient évident qu’il faut créer une équipe dédiée à la facturation et au recouvrement. C’est celle que Nadège Serrano va prendre en charge. 

L’équipe facturation est aujourd’hui composée de 5 personnes, les process de facturation et de recouvrement sont définis et précis. On les optimise constamment, on gagne du temps et le niveau de retard de facturation est de… 0. 

Facturation et recouvrement en pratique

La gestion administrative, c’est tout ce qui n’est pas en rapport avec le cœur de métier et cela représente en moyenne la moitié du temps de votre activité. Il vous faut des méthodes pour vous faciliter la vie.

Chacun a les siennes mais voici quelques conseils de Nadège: 

La structure de votre administration.

Pour Nadège il faut l’organiser en amont pour ne pas avoir à faire de gros changement ensuite. 

C’est un investissement de temps très important pour l’avenir. 

Si vous devez penser votre classement, votre archivage et votre nomenclature alors que vous avez déjà des centaines de documents entre les mains, vous allez mordre les doigts.

La dématérialisation.  C’est un gain de temps, de place, d’efficacité, donc de productivité, donc c’est des économies !

La facturation.

La philosophie de Nadège c’est de facturer pour éviter le recouvrement. Elle n’a jamais eu besoin de faire appel à un huissier par exemple. Pour y arriver, elle met en place des procédures solides et pratiques. 

Il y a les séquences de mails automatiques qu’elle envoie aux créanciers pour rappeler que la facture à régler. 

Un courrier ou un email qui n’est pas traité rapidement, finit aux oubliettes. Nadège envoie donc des rappels à J+7, J+14, etc… jusqu’au règlement. En général, elle n’a pas besoin d’aller au-delà de ça. 

Une autre de ses astuces qui fonctionnent : Nadège préfère toujours en mettre trop que pas assez.

Dans chacune de ses relances, elle fournit tous les documents demandés par le créanciers pour procéder au règlement. La facture, le RIB, le contrat …

S’il a tout sous la main, il y a plus de chance que le destinataire du courrier le traite immédiatement que s’il doit faire des recherches en plus.

Petits bonus pour gagner du temps:

Prioriser. La matrice d’Eisenhower est détaillée sur notre blog. Elle vous aide à prioriser les tâches selon 4 catégories basées sur l’urgence et l’importance.

Rassembler les tâches. Imaginez que vous devez envoyer 30 courriers. 

( plier le courrier x 30 ) + (mettre sous enveloppe x 30)

ira bien plus vite que 

( pli + enveloppe )  x 30 

Faites le test vous verrez, c’est plus rapide. Et ça s’applique à toutes les tâches, de la facturation à la manutention.

rassembler les tâches pour aller plus vite

Et pour finir il y a l’automatisation. Misez sur les outils qui permettent d’automatiser vos tâches.  Pour l’envoi des emails de relance par exemple, c’est particulièrement pratique. 

Nadège Serrano est vraiment cool

Nadège a de l’expérience, une passion pour l’efficacité et des conseils concrets. 

Elle est vraiment cool de les partager parce que ce sont de vrais outils “activables” quelque soit l’étape de votre projet. 

Dans la formation gestion d’entreprise, on a voulu vous guider pour être plus zen dans votre quotidien d’entrepreneur.

C’est l’expérience des “Nadège Serrano” autour de vous, comme les autres intervenants de la formation, Mehdi Saoud, ou Bénédicte Ciotti, DAF à temps partiel, dont vous avez besoin pour avancer vite et bien. 

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Hannah Cassar

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