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Mehdi Saoud, DAF de LiveMentor : la gestion d’entreprise de A à Z

Portrait Mehdi SaoudMehdi Saoud est le directeur administratif et financier, le DAF de LiveMentor. J’ai travaillé dans son équipe pendant presque un an avant de devenir Copywriter sur notre blog. 

En entamant la rédaction de son portrait, je sais donc exactement ce que je veux partager avec vous.

Depuis que j’ai un projet entrepreneurial dans un coin de la tête, ce qui m’inquiète le plus ce sont toutes ces questions administratives, comptables, financières ou juridiques que je ne maîtrise pas.

Est-ce que mon budget est cohérent ? Comment gérer ma comptabilité ? Est-ce que j’ai fait toutes les démarches et déclarations obligatoires ?” 

Alors, quand j’ai appris qu’une formation Gestion d’Entreprise était dans les tuyaux et que Mehdi Saoud en était l’intervenant principal, j’ai trouvé l’idée brillante !  

Parce que je peux vous l’assurer, le jour où je lancerai ma propre boîte, c’est à Mehdi que je viendrai demander conseil. Je l’ai vu à l’œuvre et de près ! 

Imbattable en gestion d’entreprise, il est plein de ressources pour mettre en place les bons process, ceux qui fonctionnent sur le long terme. Il sait prendre le recul nécessaire pour avoir une vision globale d’un projet. Il a un excellent sens critique et sait identifier les axes d’amélioration. Il est patient, pédagogue et particulièrement serein.

Tout ce dont a besoin un entrepreneur qui découvre le métier de dirigeant et ne sait pas où donner de la tête. 

Donc le message que je veux faire passer aujourd’hui est très simple. 

Je suis ravie !  Ravie pour vous qui lisez cet article, ravie pour mes amis entrepreneurs et pour la future entrepreneure que je suis. Un as de la gestion d’entreprise qui nous offre une formation aussi complète et d’une telle qualité, c’est une chance !

Gestion d’une entreprise, cas pratique : Mehdi Saoud chez LiveMentor

Lorsque Mehdi arrive chez LiveMentor, c’est une période cruciale et assez intense de l’histoire de l’entreprise. 

Elle est en pleine croissance et a besoin de créer une structure solide en interne. Il faut organiser la gestion juridique, comptable, financière et sociale.

En parallèle, il y a aussi un enjeu pour le financement du développement de l’entreprise. LiveMentor vient d’entamer un processus de levée de fonds. Pour que cela réussisse, il faut que l’audit à venir de nos investisseurs soit très positif. Mehdi Saoud doit reprendre tous les chantiers un à un pour présenter une structure propre et lisible dans les temps.

En bonus, il reprend aussi l’équipe des spécialistes du financement de la formation composée alors de Nadège Couvidat et d’une seule personne en freelance. 

LiveMentor vient d’obtenir les certifications qui permettent la prise en charge de ses formations par le CPF, Pôle Emploi, les OPCO et compagnie. Le rôle de l’équipe financement est d’accompagner les entrepreneurs dans les démarches qui leur permettront de bénéficier de ces prises en charge. 

Mehdi Saoud découvre entièrement ce sujet.

On m’avait dit : “Ça va être simple ne t’en fais pas, et puis, on n’est pas très sûr d’accélérer beaucoup sur ce pôle.” Aujourd’hui le financement de la formation est un levier essentiel pour LiveMentor et mobilise deux équipes de dingue, structurées de A à Z et autonomes.

Maintenant, vous devez vous demander : concrètement les chantiers de LiveMentor, c’était quoi ?

L’évolution de LiveMentor depuis l’arrivée de Mehdi Saoud est parfaite pour illustrer les enjeux de gestion d’une entreprise en développement. 

Il m’a parlé, un à un, des quatre axes à garder sous contrôle. Vous êtes prêts ?

Gestion comptable

Sur le plan comptable Mehdi devait structurer la relation avec l’expert comptable. 

 “On a effectué un travail pour que les process de transmission des informations et des pièces comptables soient automatisés, optimisés et fluides. 

L’expert comptable n’a plus à nous solliciter tous les mois pour établir les bilans et comptes de résultat. 

On envisage d’internaliser la comptabilité d’ici 2022 pour perfectionner encore plus les process et arriver à une parfaite maîtrise de nos flux comptables. “ 

Il m’a expliqué: la rolls de la gestion comptable, c’est de faire des clôtures comptables en temps réel.  En collaborant avec un expert comptable c’est plus long. Il faut souvent 15 jours avant de connaître les résultats du mois précédent. 

Question vente, on connaît facilement nos performances car les équipes marketing et commerciales travaillent dessus au quotidien. Mais point de vue coûts, ça peut être vraiment problématique. 

C’est très embêtant de découvrir le 15 du mois les erreurs du mois précédent, c’est vraiment tard pour rectifier le tir. 

Tout le monde a tendance à réduire la comptabilité à l’enregistrement de factures dans un logiciel. Mais c’est beaucoup plus important que ça. 

Enregistrer ses factures, c’est la 1ère étape mais après le logiciel, il faut savoir se servir des données récoltées. C’est grâce à une bonne gestion comptable que l’on génère de bons outils de pilotage financiers. Et votre comptabilité est la base la plus fiable pour créer ces outils. Plus que votre CRM, plus que votre gestionnaire de commande.

comptabilitéVotre comptabilité vous permet de surveiller les coûts de distribution, marketing, ou de production par exemple ou d’évaluer la rentabilité d’une ligne de produits par exemple.

Prenez notre magazine Odyssée d’Entrepreneur: c’est en surveillant les coûts de sa production et les revenus qu’il génère d’un mois à l’autre que l’on trouve le point d’équilibre. On en déduit nos objectifs de vente, les prix des différentes formules, etc…

En améliorant la gestion comptable de LiveMentor, Mehdi a donc amélioré notre gestion financière.

On peut générer de meilleurs reportings, améliorer nos outils financiers, construire un budget fiable.

Nos stratégies de financements sont meilleures et cela contribue à nourrir de bonnes relations avec nos banques et nos actionnaires. 

On a davantage de contrôle sur le BFR, le besoin en fond de roulement, le chouchou de Mehdi. 

Le BFR, vulgairement c’est la différence entre ce que nos clients nous doivent, et ce que l’on doit à nos fournisseurs.

Plus précisément, c’est le montant nécessaire pour couvrir le décalage des flux de trésoreries. Le décalage entre les paiements des dettes fournisseurs, les décaissements, et les entrées des créances clients, les encaissements. 

En somme, le BFR correspond au montant qu’il faut toujours avoir sur son compte pour que l’entreprise puisse fonctionner.

Gestion juridique 

Il fallait reprendre en main toutes les questions juridiques de l’entreprise. Concrètement, Mehdi a repris la rédaction de nos contrats de travail, de freelance, des contrats de prestation de service, de partenariats, des contrats avec nos fournisseurs.

Je vous l’accorde, ce n’est pas la partie qu’on a envie de traiter en priorité, mais pour éviter tout conflit et litige, il faut vous assurer que tout soit aux normes. Et un bon contrat, complet et équilibré, c’est la meilleure assurance pour bien travailler avec un partenaire.

Les contrats mais aussi les dépôts de marque, les licences, la protection des données. Il a fallu revoir toutes les questions RGPD, CGV, nos CGU…

Chez LiveMentor, on prépare même la création d’une équipe dédiée à ce qu’on appelle le Légal, le département juridique.

Gestion sociale

C’est simple, lorsque Mehdi est arrivé au mois de Mars 2019, l’équipe comptait 13 personnes. En Mars 2021, nous sommes 65 et travaillons avec 65 mentors en freelance.

Je vous laisse imaginer ce que cela veut dire sur l’organisation des process de recrutement, et toutes les questions RH.

Avec l’équipe qui grandit, nous avons élu les représentants du personnel et voyons arriver des sujets nouveaux, le télétravail complet, les différents bureaux, les congés parentaux…

La gestion sociale en France peut paraître complexe.

Il y a beaucoup de matière à couvrir, par exemple:

  • les différents organismes : l’URSSAF, la DIRECCTE, l’OPCO
  • les obligations en matière de droit du travail 
  • comprendre et expliquer une fiche de paie
  • les notions clés d’une culture RH
  • la protection du dirigeant et prévoyance 

Autant de sujets que Mehdi a dû structurer pour LiveMentor et au cours de sa carrière. Il les présente d’ailleurs aux côtés de Bénédicte Ciotti, DAF à temps partagé dans un des modules de la formation Gestion d’Entreprise

Et là aussi, LiveMentor envisage d’internaliser les paies et d’avoir à terme une équipe dédiée à la gestion sociale.

Gestion administrative 

Dans la famille de la gestion d’entreprise, je demande la mère. 

La gestion administrative est très variée. 

  • la gestion et l’optimisation des assurances
  • la gestion des documents légaux et administratifs 
  • leur conservation, leur archivage. 
  • le respect des obligations légales liées à l’activité de la société
  • la création d’établissements et de filiales, la veille administrative 
  • Et j’en passe !

Pour gérer tout cela, Mehdi a construit un département ordonné. Alors qu’il représentait au départ le département Finance de LiveMentor à lui tout seul, l’équipe est aujourd’hui composées de trois pôles :

  • Un pôle qui regroupe finance, contrôle de gestion, administratif, légal et RH.
  • Un pôle facturation, recouvrement, affacturage et gestion des créances 
  • Un pôle qualité & audit interne qui assure toutes nos obligations en tant qu’organisme de formation et développe une politique et une logique d’audit interne au sein de LiveMentor.

C’est important de ne pas tout sous-traiter à son expert comptable. On ne gagnerait pas autant en maturité et en compétences.  Et surtout, on n’avancerait pas sur nos futurs chantiers d’internalisation. 

A terme, la quasi-totalité de notre gestion sera probablement internalisée. Pour y parvenir tout en souplesse, nous devons dès maintenant assurer de plus en plus de responsabilité.

Comment Mehdi Saoud est devenu expert en Gestion d’Entreprise

Lorsque Mehdi entre en prépa, le côté scolaire ne lui plait pas du tout.

Il se trouve un job en parallèle dans une PME d’import/export de fruits et légumes qui devient vite beaucoup plus intéressant que ses cours.

Il commence comme cueilleur de mirabelles puis gravit les échelons jusqu’au saint Graal : les bureaux. 

Au départ il ne s’occupe que de la connexion du réseau informatique et de l’imprimante. Puis il acquiert petit à petit de vraies compétences. Il sympathise avec l’expert comptable qui le forme aux bases de la comptabilité, puis au suivi des coûts, de la marge et même à quelques procédures de suivi d’audit interne et des impayés. Avec ces éléments, il aide vraiment la direction sur le pilotage financier.

cueilleur de mirabellesPendant ce temps, côté prépa, il ne va plus en cours. Il réussit malgré tout ses examens , est accepté en 2ème année, mais… à condition de quitter son travail.

Mais Mehdi n’est pas prêt à faire ce compromis. Il choisit plutôt de continuer son cursus à la fac. Enfin, à la fac… là aussi, Mehdi ne se présente qu’aux examens et garde son job pendant trois ans. 

C’est sur le terrain qu’il entre dans le vif de la gestion d’entreprise. Il fait déjà du contrôle de gestion comptable, de la gestion administrative, juridique, financière, sociale…

Arrivent alors les concours des écoles de commerce. Malgré sa préparation maison, Mehdi est pris à la Burgundy School of Business. Personnellement, je trouve ça plutôt impressionnant. Il a de quoi célébrer la nouvelle.

Mais sur le chemin du retour après les festivités, Mehdi est victime d’un grave accident de voiture. Il est hospitalisé pendant plus de deux mois. Tous ses projets sont reportés d’une année.

Doucement, Mehdi se remet de l’accident mais a encore de longs mois devant lui avant la prochaine rentrée en école.

Cette année qui s’annonçait perdue a finalement été magnifique

Il a travaillé auprès d’enfants en situations de handicap en tant qu’AVS, auxiliaire de vie scolaire. C’est une expérience forte qu’il garde en mémoire jusqu’à aujourd’hui.

Au bout d’un an, arrive enfin son entrée à la Burgundy School of Business où il passe un Master 2 audit et expertise conseil. Évidemment, le terrain lui manque à nouveau. Il est trop habitué à travailler en parallèle de ses études. Mehdi devient donc trésorier de tous les projets et associations autour de lui, notamment la Junior Entreprise de son école.

En sortant d’école, il est immédiatement embauché chez KPMG où il a passé son année de césure. Pendant 2 ans et demi, il va assumer plusieurs casquettes en affinant petit à petit la position qui correspond le plus à ses valeurs, jusqu’à se sentir aligné.

De contrôleur de gestion, il passe du côté conseil pour faire ce qui lui manque, de l’accompagnement. Il veut pouvoir aider ses clients et leur proposer justement des axes d’amélioration. 

Puis à nouveau, il se sent limité par son rôle de conseiller. Il fait des recommandations mais ne s’implique jamais dans la vie de l’entreprise et son développement à long terme. 

Il quitte donc KPMG pour rejoindre une startup, une plateforme d’intermédiation pour location de voiture. L’entreprise commençait à avoir une belle croissance et rencontrait donc des problématiques de développement et structuration. Ils avaient besoin d’une personne pour mettre en place un département DAF complet. 

Structurer, optimiser, construire, c’est ce qu’il aime faire. 

L’aventure dure un an mais Mehdi se rend compte qu’il n’est pas en accord avec les valeurs de l’entreprise. Alors il démissionne et la suite, vous la connaissez, c’est là qu’il vient s’occuper de LiveMentor.démission

Pourquoi LiveMentor a créé une formation Gestion d’Entreprise ?

J’ai toujours gardé une forme de transmission de connaissances. J’ai donné des cours au CNAM, à l’école de commerce de Nancy et de Dijon. Je trouvais dommage qu’on offre pas d’expertise administrative chez LiveMentor, pour moi c’était ce qui rendrait l’expérience complète.

Depuis peu donc, Mehdi développe son rôle de formateur chez LiveMentor en plus de ses fonctions de DAF.

La formation Création d’Entreprise est la première étape, celle de la création. La seconde est de savoir comment la gérer. 

Nous avons remporté un appel à projet dans le cadre du plan régional de formation de la région Île de France, nous nous engagions à créer la formation gestion d’entreprise, on y pensait déjà, c’était l’occasion de relever le challenge.

Il faut dire qu’il y avait aussi une forte demande de la part d’entrepreneurs qu’on accompagne ou qui nous contactent. La gestion de l’entreprise, c’est toujours la crainte du départ. On avait envie de pouvoir leur répondre. De pouvoir les former de A à Z. Cette formation fait de notre offre un catalogue de compétences à 360°.

Le syllabus est très complet, nous l’avons élargi au maximum pour couvrir l’ensemble des problématiques rencontrées par un dirigeant d’entreprise.

Attention, cela ne remplace pas un expert comptable ou un avocat. Mais il faut comprendre de quoi on parle avec eux.  La gestion quotidienne, la gestion opérationnelle et tous les enjeux de l’entreprise.

Mais c’est un outil que nous voulions absolument proposer à tous les indépendants, freelance et les petites structures pour les accompagner sur le terrain dans leur quotidien.

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Hannah Cassar

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