10 conseils pour mieux gérer son temps en tant qu’entrepreneur

Vous aussi, vous voulez rendre vos journées plus efficaces ?

La gestion du temps est bien souvent l’un des principaux problèmes des entrepreneurs et des entrepreneuses. Parfois débordés, souvent très occupés, nombre d’entre eux peinent à trouver le juste équilibre pour bien gérer leur temps.

Ça tombe bien, nous avons réfléchi à la question : voici 10 petits conseils pour mieux vous organiser et donc gagner en productivité – et, surtout, sans vous épuiser !

Bonne lecture 🙂

1. Avoir les bons outils

Commençons par le commencement : pour bien gérer son entreprise, il est indispensable de savoir gérer la répartition de son temps. De nombreux outils existent pour cela, dont voici une petite boîte à outil :  

• Une solution de suivi du temps, aussi appelé un time tracker. Vous pouvez par exemple passer par Toogle, qui permet un suivi par client et par projet. Il existe aussi Clockify ou Timecamp.
• Un outil de gestion de projet permettant de les découper en tâches, avec des statuts actualisables, et donc de mieux vous organiser. Les plus populaires sont actuellement Trello et Monday.
• Un agenda en ligne pour organiser vos journées en synchronisant votre agenda personnel avec vos rendez-vous externes, à distance, ainsi qu’avec les différentes tâches de votre to-do list.
• Et justement, un outil de planification de rendez-vous, comme Calendly, peut vous aider à mieux les répartir.
• Enfin, si vous constatez que votre journée est parsemée de micro-tâches qui vous font perdre du temps, pensez à opter pour un outil d’automatisation, comme Zapier.

2. Préparer ses to-do 

Pour mieux gérer votre temps, une bonne habitude à prendre avant de refermer votre ordinateur à la fin de la journée est de préparer ses to-do list pour le lendemain. Cela vous permet d’avoir une vision claire de la journée avant qu’elle commence, et donc, mentallement, de mieux l’organiser.

Pensez également à vos obligations personnelles afin d’avoir une vision exhaustive de ce qui vous attend.

Petite astuce pratique : faire ses to-do sur un agenda ou un carnet papier vous procurera ensuite la satisfaction de rayer vos tâches une par une !

3. Planifier ses tâches

Pour une organisation optimale, chaque tâche de votre to-do (minutieusement préparée la veille, n’est-ce pas ? 😉 est assignée à un créneau dans votre agenda. Il vous faudra donc anticiper le temps que vont prendre ces différentes tâches, mais aura comme avantage d’avoir ensuite l’esprit à 100 % concentré sur la tâche de chaque période. Vous le savez, une bonne concentration = une meilleure efficacité, donc une exécution plus rapide.

Un conseil, aussi : commencez par les tâches les plus chronophage ou celles vous faisant le moins envie. Eat the frog, comme diraient nos amis les Anglais. 

4. Utiliser la méthode des 20-80

Connaissez-vous la loi de Pareto ? Du nom de Vilfredo Pareto, économiste italien du siècle dernier, qui a théorisé la règle selon laquelle 80 % des effets sont produits par 20 % des causes. Retranscrit dans notre quotidien, cela veut dire que 20 % de nos tâches auront 80 % d’impact sur notre entreprise. On peut donc légitimement se focaliser en priorité sur ces 20 % de tâches. Pour les déterminer, il suffit de mettre les objectifs attendus (qualitatif ou quantitatif) de chacune des actions de votre to-do.

Par exemple, ce mail d’une de vos clientes qui traîne et qui vous demandera peu de temps à traiter mais dont l’impact sera très bénéfique (réactivité, confiance…).

5. Soulager sa charge mentale en délégant

Les entrepreneurs ont une charge mentale importante : de la gestion quotidienne à la vision à long terme du développement de leur entreprise, ils ont énormément de choses en tête. 

Déléguer des tâches ayant une valeur ajoutée moindre va donc permettre de libérer de l’espace pour des projets plus importants : répondre à des appels d’offres, développer de nouvelles gammes, travailler sur le produit…

Pour cela aussi, il existe des outils de gestion de projets digitaux : certaines plateformes d’automatisation ou de délégation des tâches administratives, comme par exemple TheAssistant ou Come Up, pourront vous être très utiles pour vous décharger de certains de vos besoins les plus nécessaires… mais aussi les plus chronophages (réserver un voyage, gérer un recrutement, traduire un document etc.)

6. Respecter son propre rythme

Chaque jour, des posts mettant en valeur le Miracle Morning apparaissent sur nos réseaux sociaux professionnels, en prenant parfois la forme d’une conjonction – fatiguante – à l’hyper-productivité. Pourtant, l’important n’est pas de commencer sa journée le plus tôt possible (voire au milieu de la nuit), mais bien de trouver son propre rythme. 

Alors posez-vous la question : quand êtes-vous le plus efficace : plutôt le matin, l’après-midi ou le soir ?

Votre rythme peut également dépendre pour beaucoup de votre situation familiale. Il n’y a donc pas de règle en la matière : l’important est de se connaître.

7. S’octroyer des plages de concentration profonde

Nos amis anglophones appellent cela le deep work, que l’on pourrait traduire par travail intensif. L’objectif consiste simplement à se couper du monde extérieur pour se concentrer au maximum sur ses tâches, et les effectuer en un minimum de temps.

Certains vont opter pour un casque anti-bruit, d’autres pour de la musique (d’innombrables playlists existent, que vous soyez plutôt musique classique ou chant des baleines), et d’autres encore pour de la méditation !

Dans tous les cas, il faut se “protéger” des interactions extérieures : couper ses notifications, fermer les onglets de son navigateur, mettre son portable en mode avion et prévenir ses collaborateurs que l’on souhaite ne pas être dérangé.

Petite astuce : nous vous recommandons d’effectuer des plages de deep work de 25 minutes, puis d’enchaîner avec 5 minutes de pause. Cela s’appelle la méthode Pomodoro (tomate, en italien).

8. Lire ses mails et notifications 3 fois par jours

Ce conseil, tout simple, peut vraiment faire la différence dans votre gestion du temps : pour éviter d’être constamment déconcentré par des sollicitations extérieures, il est déconseillé d’avoir sa boîte mail ouverte en permanence.

Mieux vaut privilégier 2 ou 3 “sessions mails” dans la journée, plutôt que d’avoir à les traiter en direct. Cette méthode permet d’éviter d’avoir dans un coin de la tête ce mail auquel il faut que vous répondiez, et de vous concentrer pleinement sur vos tâches du moment.

Et ce conseil s’applique aussi aux notifications, que vous pouvez tout simplement couper durant la journée (voire même en permanence, pour le bien de votre santé mentale).

Vous vous sentirez moins sollicité, et votre charge mentale s’en allégera d’autant !

9. S’octroyer des moments de pause

Le travail, c’est important, mais il n’existe pas de bon travail sans pauses. En effet, avoir la “tête dans le guidon” en permanence peut s’avérer contre productif, voire conduire à un épuisement mental. Pour trouver de nouvelles idées, prendre de la hauteur sur des sujets complexes, il est donc indispensable de s’octroyer des pauses et de s’aérer l’esprit.

Si vous sentez que vous perdez en concentration, que vous bloquez sur un sujet, la solution n’est pas nécessairement d’insister, mais plutôt de changer d’air : un peu de sport, une promenade, un thé, en profiter pour appeler votre grand-mère… 

10. Avoir un bon équilibre de vie pro-perso

Le burn out est malheureusement un fléau chez les entrepreneurs. Si les 9 conseils précédents ont pour but de vous aider à l’éviter, ce dernier conseil, et le plus important de la liste, est d’avoir un équilibre sain entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle. Nos proches permettent de ramener les entrepreneurs et entrepreneuses que nous sommes à la réalité, et de passer des moments hors du rythme effréné de l’entreprise. Une dose de bienveillance et de déconnexion avec eux vous permettra de repartir… et même de mieux repartir ! 

Appliquez-vous déjà une partie de ces conseils ? En avez-vous vous-même à donner ? N’hésitez pas à nous en faire part en commentaire, nous sommes toujours preneurs d’astuces pour améliorer la gestion de notre propre temps 😉