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Systèmes et process

Les systèmes, onzième étape du livre La Méthode LiveMentor

“Les systèmes”. Vous vous demandez probablement ce dont je veux parler.  

Cette semaine, grâce à quelques extraits du livre La Méthode LiveMentor, je vous parle de ce qui permet de gagner 10 heures de libre chaque semaine. 

Faites-vous la différence entre votre casquette d’entrepreneur, de manager et de technicien ?
Pendant longtemps, j’étais aveugle à ces 3 casquettes et je m’épuisais dans mon projet. Je voulais tout faire tout seul, car j’étais convaincu que personne ne pouvait m’aider.

C’était une grave erreur qui me conduisait tout droit au burn-out !

La solution a été de créer des systèmes pour me défaire de mon rôle de technicien.

Paul adore cuisiner. 

Pour lui, ouvrir un restaurant est le rêve de toute une vie.

Il a alors 50 ans quand une occasion en or se présente : il hérite d’un local commercial du côté d’Arcachon. Un vrai coup de pouce vers l’étape de l’affirmation, celle du déclic de l’entrepreneur qui est enfin prêt à se lancer.

Après mûre réflexion avec sa femme, il réalise que c’est le moment où jamais : Paul quitte alors son emploi au sein de la direction générale de La Poste.

Un duo de choc sur tous les fronts

Il enfile d’abord un tablier et passe son CAP cuisine, qu’il obtient avec les félicitations du jury. Il s’est préparé toute sa vie !

CAP cuisineSa femme, Violaine, se lance avec lui dans cette aventure. Son rôle est de développer le restaurant et de s’occuper de la partie administrative.

Elle comprend qu’il faut une carte restreinte, une décoration affirmée et cohérente, et une bonne gestion des stocks. 

Elle passe des nuits à tout préparer, tandis que Paul révise ses recettes.

Dès leurs premières réflexions, ils souhaitent être visibles sur Internet pour attirer une clientèle de touristes américains et anglais, qui adorent la région. 

Le restaurant n’existe même pas encore que Violaine s’occupe de créer un site en français et en anglais qui présente leur carte.

Violaine ne possède aucune compétence technique. 

Mais grâce à l’outil WordPress, elle crée un site Internet de qualité professionnelle, capable d’enregistrer des réservations et de proposer plusieurs langues.

Violaine se forme également au Marketing Digital et découvre l’importance du référencement naturel, ou SEO local, pour faire découvrir son restaurant aux habitants d’Arcachon.

La première demande de réservation tombe quelques semaines avant l’ouverture – le restaurant est lancé !

L’ouverture d’un restaurant n’est pas une partie de plaisir pour autant : les travaux sont fastidieux, coûtent très cher et prennent du temps.

Mais notre couple possède une motivation inébrenlable et ne lâche rien. 

Chaque jour, une nouvelle pièce du puzzle se met en place.

Paul installe la cuisine. Violaine s’occupe des dernières touches de décoration. Ils voient enfin le bout du tunnel et peuvent annoncer fièrement la date de la grande ouverture.

Pendant ce temps, les efforts de Violaine pour bien référencer le site web de leur restaurant portent leurs fruits : il apparaît en première page de la recherche “restaurant français Arcachon” sur Google.

Toutes les tables sont réservées pour l’ouverture !

Le succès se confirme

Les plats de Paul plaisent. 

Violaine rivalise de petites astuces. Avec chaque addition, elle glisse une carte expliquant leur histoire, les risques pris, l’importance des avis 5 étoiles sur TripAdvisor

Pour faire face au challenge qui accompagne cette belle croissance, ils décident de mener leur premier recrutement

Le couple commence à sentir la fatigue. 

Paul se lève tous les matins vers 6 heures pour aller chercher des produits frais, tandis que Violaine est en salle tous les soirs à courir partout pour servir les clients jusqu’à minuit. 

Ils postent alors une annonce sur Internet et reçoivent quelques candidatures. Ce n’est pas facile de trouver du temps pour mener des vrais entretiens d’embauche.

Heureusement, ils tombent sur la candidate parfaite !

Elle a déjà travaillé en restauration et semble très motivée. 

Ils commencent à collaborer et les premières semaines se déroulent bien. 

Violaine regrette néanmoins que leur nouvelle recrue se contente de faire seulement ce qu’on lui demande. Elle n’a pas la créativité, l’envie d’innover et les petits coups de génie qui font la différence. 

Pourtant elle acait bien précisé, lors du processus d’entretien, l’importance du dynamisme. 

Elle essaie d’introduire un point de quinze minutes le lundi matin, mais ça ne sert pas à grand-chose.

La candidate fait du bon travail, mais c’est comme si elle avait l’esprit ailleurs

Il est vrai qu’elle suit une formation par correspondance pour se reconvertir. 

Mais au restaurant, elle touche quand même un salaire 20 % plus élevé que le SMIC !

Un matin, cette personne annonce à Violaine son départ. Elle avait fini sa formation par correspondance en comptabilité et commençait à chercher une alternance. 

Un management qui n’était pas à la hauteur

Son départ a été un choc terrible pour le couple. 

Lors de leur dernier entretien, ils lui ont demandé un retour sur la gestion du restaurant. Ils avaient besoin d’être rassurés.

Avec regret, leur première employée leur a fait comprendre qu’il n’y avait aucun système de management efficace dans ce restaurant. 

Aucun process en place : tout repose sur le travail titanesque de Paul en cuisine (qui ne serait pas loin du burn-out).

Surtout, il manque des perspectives pour les employés. 

« Vous auriez pu me proposer de monter une filiale du restaurant au Cap-Ferret, par exemple. On ne peut pas s’impliquer dans une entreprise si on ne nous dit pas qu’on est important. Vous m’avez utilisé comme une ressource à qui on refile tout le sale boulot… »

Depuis, Violaine n’arrive pas à oublier ses mots. 

D’un commun accord avec son mari Paul, ils ont décidé de ne plus recruter. C’est beaucoup trop dur. 

Après tout, c’est leur projet. Ils n’ont eu besoin de personne pour en arriver là.

Pourquoi est-ce qu’ils iraient s’embêter avec des ingrats, incapables de les comprendre ?

Quitte à travailler encore plus, ils préfèrent rester seuls tous les deux dans cette aventure.

Comment aider Violaine et Paul ? 

Les 3 casquettes de l’entrepreneurs

Regardons les choses en face : Violaine et Paul sont au bord du burn-out.

Je connais bien la situation qu’ils traversent.

Perdre le contrôle de mes projets m’a longtemps terrifié. 

Comme Violaine, qui « préfère faire les choses à sa manière », j’étais profondément enfermé dans mes croyances. 

J’adorais mon entreprise, mon cerveau bouillonnait d’idées, j’y pensais jour et nuit.

Qui pouvait donc mieux faire les choses que moi ? Qui pouvait prétendre à une telle intensité ? 

Avec du recul, je me rends compte que c’était une grave erreur de penser ainsi.

Un jour, la magie d’Internet a mis dans mes mains un livre exceptionnel, E-Myth : Le mythe de l’entrepreneur revisité, de Michael Gerber.

E-Myth le livre

Je l’ai dévoré en deux jours ce livre, j’avais l’impression que l’auteur l’avait écrit pour moi.  

Michael Gerber décortique avec une efficacité déconcertante les raisons pour lesquelles tant de créateurs d’entreprises galèrent en voulant tout faire eux-mêmes. 

Le livre suit Sarah, une jeune femme qui tient une boutique fabriquant et vendant des tartes, aux limites du burn-out. 

Michael l’accompagne et l’invite à jongler entre 3 casquettes :

  • La casquette de l’entrepreneur. L’entrepreneur, c’est le visionnaire. C’est la voix en nous qui vit dans le futur et ne cesse d’innover. Il passe son temps à imaginer des plans pour diffuser sa vision.
  • La casquette du manager. Le manager permet à l’entrepreneur de ne pas exploser en vol. Le manager range, organise et structure. Il arrive à prévoir ce qui va être fait plusieurs semaines à l’avance. 
  • La casquette du technicien. Le technicien vit dans le moment, et adore faire. Si quelque chose est cassé, le technicien le répare. Il faut éditer les factures ? Le technicien ne résiste pas à l’envie de le faire lui-même. Il faut communiquer sur les réseaux sociaux ? Le technicien ouvre avec empressement Facebook pour publier un statut.

Pourquoi tout entrepreneur a-t-il besoin de mettre en place des systèmes ?

Dans ce livre, Sarah est enfermée dans le rôle du technicien. 

Elle n’arrive pas à prendre du recul et mettre en place des systèmes pour lui permettre d’endosser la casquette du manager et de l’entrepreneur.

C’est exactement le cas de Violaine et Paul !

Ce couple charmant fait tout lui-même. Ils ont tellement investi de temps et d’énergie dans ce projet qu’ils sont devenus obsédés par le contrôle et refusent de déléguer la moindre tâche.

Ils pensent qu’il n’y a qu’une manière de faire : la leur !

Sans le savoir, ils sont en train de s’enfermer dans leur propre entreprise. Elle ne peut pas fonctionner sans eux, désormais ! 

Quand ils essaient de recruter, ils ne prennent pas le sujet au sérieux, ne se renseignent pas sur les bonnes stratégies de recrutement et surtout ne consacrent pas de temps à la gestion de leurs ressources humaines. 

Il leur arrive ce que Michael Gerber décrit très bien dans son livre : un éternel recommencement d’une même souffrance. 

En ne s’arrêtant jamais de travailler, Violaine et Paul accumulent une fatigue qui les rend aveugles au changement de casquette nécessaire. 

Il est grand temps pour eux de poser celle du technicien et mettre en place des systèmes dans leur entreprise.

Qu’est-ce qu’un système ?

Les systèmes désignent tout ce qui nous permet de travailler moins et de ne pas nous tuer à la tâche.

Ils nous permettent d’automatiser des tâches répétitives. 

Grâce à eux on économise un temps précieux pour prendre du recul sur notre projet et faire le choix de bien meilleures décisions stratégiques ! 

Ils nous permettent de former une équipe, de servir davantage de clients avec un même niveau de qualité et d’ancrer des valeurs fortes dans toute l’entreprise.

Les systèmes nous évitent de passer sans cesse d’une tâche à l’autre sur notre ordinateur ou notre smartphone, dans un monde qui nous inonde d’e-mails, de messages et de notifications.

temps libre

Les systèmes, ça s’apprend

La conviction d’un entrepreneur qui adopte les systèmes est de transformer son entreprise en une entité indépendante. De la faire évoluer du statut de l’enfant qui ne peut survivre seul à celui de l’adolescent qui survit très bien sans avoir son parent sur le dos toute la journée !

Dans La Méthode LiveMentor, je vous partage des méthodes ainsi que des outils très pratiques pour mettre en place vos premiers systèmes, dès demain.

Avez-vous déjà calculé le temps que vous passez chaque jour sur des tâches chronophages, que vous pourriez automatiser ? 

Avez-vous conscience qu’il est possible d’automatiser de très nombreuses actions pour gagner un temps précieux ?

Si vous avez le sentiment de vous épuiser et de toujours courir, je vous invite à être très attentif à ce chapitre du livre.

Les systèmes permettent de se défaire de la casquette du technicien.

Ils permettent de créer une entreprise qui ne repose plus sur votre travail titanesque pour vous libérer !

PS : La semaine prochaine, je vais vous parler de la dernière des 12 étapes de La Méthode LiveMentor. Je l’ai intitulée “Le nouveau départ” et je l’ai écrite en pensant à tous ces entrepreneurs qui ne cessent de se réinventer, les récidivistes ! Si c’est votre cas, vous allez adorer cette étape.

PS2: Le livre La Méthode LiveMentor est disponible en librairies, à la Fnac ou sur Amazon !

 

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Alexandre Dana

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