5 clés pour maîtriser la comptabilité de son projet

C’est un fait : aucun freelance n’échappe aux tâches administratives et/ou comptables. Et ce, qu’il les redoute ou qu’il ait développé une véritable aversion à leur égard… Ces obligations représentent une part importante de son activité. Heureusement, grâce à certains outils en ligne, la comptabilité devient un vrai jeu d’enfant. Je vais vous expliquer comment.

Avant de commencer à vous livrer les conseils des experts de notre réseau, je vais d’abord faire une présentation du quotidien d’un travailleur indépendant et des différentes obligations administratives et comptables qu’il doit gérer, en parallèle du développement de son activité.

Avoir plus de liberté…

Certaines personnes craignent de renoncer au confort du salariat en se mettant à leur compte. Pourtant, les raisons de se lancer en auto-entrepreneur sont nombreuses : l’envie d’autre chose, de plus de liberté, de gagner plus, de choisir ses horaires, de se façonner un métier sur-mesure… Nous allons voir quelles sont celles qui décident le plus les freelance à franchir le pas.

Le principal critère qui motive à changer de vie est la liberté professionnelle et le choix des missions qu’offre le statut de travailleur indépendant. En vous mettant à votre compte, vous acquérez en effet plus de flexibilité. Vous décidez de votre propre organisation de travail, que ce soit le lieu, les horaires, les clients ou encore les tarifs. Cette liberté professionnelle séduit de plus en plus :

« En 2016 en France, 3,1 millions d’actifs en emploi (soit 12 % d’entre eux) étaient des indépendants », recense l’Insee. Ce sont des agriculteurs, maçons, médecins, dirigeants de PME ou de grandes entreprises, chauffeurs de taxi, ou encore artistes. « Selon la forme juridique et l’activité de leur entreprise, ces indépendants peuvent être des entrepreneurs individuels « classiques », des professions libérales, des gérants ou dirigeants de société, ou exercer sous le régime fiscal des micro-entrepreneurs. »

Un autre critère est de connaître le succès par ses propres moyens. On ne connaît pas la monotonie, tant les missions diffèrent et les clients changent ! De plus, un nombre croissant de sociétés externalisent certaines de leurs tâches et recrutent des freelances. Cela augmente les chances de dénicher des projets valorisants. Un travailleur indépendant peut aussi optimiser sa situation professionnelle en choisissant la forme juridique la plus adaptée à ses priorités (micro-entreprise, SASU, EURL, EIRL, portage salarial).

… vient aussi avec plus de responsabilités

Mais attention : il est nécessaire d’être bien préparé. Il est primordial d’être en phase avec son projet et de savoir pourquoi on veut se lancer. Car pour tenir dans la durée, la persévérance, la résilience, le sang-froid et une solide organisation sont des qualités indispensables à tout travailleur indépendant. En effet, vous n’aurez ni patron ni responsable sur qui compter. Il vous faudra sans cesse vous remettre en question, améliorer vos prestations et vous adapter aux tendances du marché pour rester le meilleur dans votre domaine.

Pour résumer, être freelance, c’est devoir tout gérer dans son entreprise. Il faut définir ses horaires, rechercher des clients, se former, cultiver son réseau et se tenir régulièrement informé des nouveautés sur le marché. Mais c’est aussi gérer toute la partie administrative et/ou comptable, seul ! Des tâches qui sont parfois bien éloignées du cœur de l’activité d’un freelance. Il est tout autant nécessaire de bien connaître les différents statuts juridiques avant de se lancer, que d’établir un Business Plan. Comme on dit : mieux vaut prévenir que guérir, pour éviter les mauvaises surprises.

S’armer des bons outils et bien s’entourer

Heureusement, il existe des solutions simples, fiables et innovantes, accessibles à toutes les bourses, pour faciliter votre comptabilité et gagner en sérénité. Voici les 5 clés de nos experts :

#1 – Faire les bons choix
#2 – Utiliser un logiciel de comptabilité
#3 – S’organiser et bien anticiper
#4 – Se servir de l’Intelligence Artificielle
#5 – Être conseillé par des experts

#1 – Faire les bons choix

En tant que travailleur indépendant, vous devez vous acquitter de certaines formalités, auxquelles vous ne pouvez déroger. Il s’agit, par exemple, d’ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité, de conserver vos factures (aussi bien celles envoyées à vos clients que celles émises par vos prestataires). Vos livres de comptes doivent comporter certaines informations obligatoires, et ne doivent pas être modifiables. On vous le dit tout de suite : un tableau Excel n’est pas valable !

Deux solutions s’ouvrent à vous : soit vous tenez vos livres de comptes en version papier, ce qui exige que vous vous dégagiez beaucoup de temps régulièrement, et que vous établissiez ensuite votre liasse fiscale manuellement (sauf si vous êtes micro-entrepreneur). Cela n’est pas la moindre des choses… Quand on est son propre patron, on a plutôt tendance à courir après le temps. Soit vous faites appel à un logiciel de comptabilité et de facturation en ligne gratuit et certifié.

#2 – Utiliser un logiciel de comptabilité

Le logiciel vous permet de saisir votre comptabilité vous-même. Il vous permet aussi d’envoyer vos devis, factures, bons de livraison et relances de paiements à vos clients. Attention : cela nécessite de s’y connaître un minimum en comptabilité. 

Si vous n’avez aucune connaissance comptable, pas de panique. Vous pouvez demander à votre comptable de saisir votre comptabilité en ligne, pour vous. A noter qu’avec ce fonctionnement, il vous sera possible de consulter l’avancement de son travail en temps réel – rien à voir avec Big Brother, on vous rassure

Premier avantage non négligeable avec le logiciel (vous me voyez venir), c’est le gain de temps que cela vous octroie. Plus vous économisez votre temps, plus vous pourrez en consacrer à vos clients. Vous pourrez aussi rechercher de nouveaux prospects ou réfléchir au développement de votre activité. En résumé, vous pourrez vraiment vous recentrer sur votre cœur de métier.

La comptabilité peut être fastidieuse et chronophage si elle est effectuée manuellement. Pour remédier à ce problème, iPaidThat a développé un logiciel qui extrait directement et automatiquement les données financières de vos factures et reçus, vous évitant ainsi de les saisir manuellement.

L’accès à ces données est essentiel pour prendre des décisions éclairées. Vous pourrez également générer aisément des rapports financiers personnalisés et suivre les tendances financières de votre entreprise. En somme, vous aurez besoin d’un outil puissant pour aider votre entreprise à économiser du temps et des efforts, améliorer la précision et la fiabilité de vos données financières, et vous donner un accès facile à celles-ci en temps réel.

#3 – S’organiser et bien anticiper

L’autre gros avantage d’un logiciel est qu’il vous permet, dans certains cas, d’avoir un tableau de bord pour suivre la croissance de votre entreprise et piloter votre activité. Vous pouvez même le personnaliser si vous le souhaitez. Votre tableau de bord vous servira à suivre l’évolution de votre courbe de trésorerie. Il vous donnera une vision globale de vos charges, ce qui vous permettra de bien les anticiper. 

Car la trésorerie ne se gère pas uniquement au présent, mais aussi au futur. En effet, les dépenses peuvent être décalées dans le temps. Beaucoup d’entrepreneur en ont déjà fait l’amère expérience : il arrive d’être pris au dépourvu quand les échéances tombent.

Enfin, collecter ses factures et les transmettre régulièrement évite de se retrouver, au moment du bilan, à devoir tout collecter.

#4 – Se servir de l’Intelligence Artificielle

Vous pouvez aussi vous appuyer sur l’Intelligence artificielle (IA) pour gérer vos documents comptables, comme vos notes de frais, tickets de caisse et factures. Eh oui, l’innovation n’a pas de limites ! Il suffit désormais de prendre en photo une facture (vente ou achat), pour la transmettre directement à votre comptable, dans un logiciel de comptabilité en ligne.

Il suffit de télécharger une application gratuite, très simple d’utilisation. Terminées la saisie et la pile de tickets : après l’envoi, l’IA s’occupe de tout. Là encore, cela permet de gagner du temps à chaque étape et d’en consacrer plus à votre activité.

#5 – Être conseillé par des experts

Après douze ans passés dans le secteur bancaire, Damien Tsan a jeté l’éponge et créé sa propre structure, en janvier 2018 : « Je ne me voyais pas évoluer au sein d’un établissement bancaire et y faire carrière. J’ai donc franchi le pas de l’entrepreneuriat afin de me lancer de nouveaux défis, être maître de mon avenir et apprendre de nouvelles choses. »

Il est devenu courtier en crédit professionnel chez Courticeo, en région parisienne. Il accompagne les TPE et commerçants dans la recherche de financement (achat de fonds de commerce, rachat de parts, biens immobiliers professionnels, trésorerie…). Damien Tsan suit également, de façon occasionnelle, les particuliers dans la recherche d’un prêt immobilier. 

A la création de sa structure, il a souhaité faire appel à un cabinet comptable. Il avait des critères bien précis en tête : que le cabinet soit à taille humaine, avec un interlocuteur répondant rapidement à ses attentes et capable de s’adapter à ses problématiques d’entrepreneur. Car « les forces des entrepreneurs (ou TTPE) sont la proximité avec leurs clients et la réactivité. » Il a choisi notre réseau, qui accompagne des entrepreneurs, dont de nombreux freelances, depuis plus de 30 ans. 

« Les entrepreneurs individuels ont un vrai besoin d’accompagnement dans leur quotidien afin de pouvoir consacrer du temps à leur cœur d’activité et la développer. Lors de mes missions, je suis régulièrement en contact avec les comptables de mes clients. Je vois sur le terrain l’importance de ce partenaire. Il peut faire basculer un dossier de financement et démontre auprès des tiers un professionnalisme. »

En conclusion…

Il est très facile de gérer sa comptabilité en tant que travailleur indépendant, à condition de choisir les bons outils et le bon accompagnement. Les solutions gratuites qui existent en ligne (logiciel de comptabilité et application) apportent beaucoup de souplesse et de simplicité dans le suivi de son activité.

Ils permettent aussi de gagner du temps, dont chacun a tendance à être avare aujourd’hui. Enfin, il est évident qu’être bien entouré par des professionnels, connaissant parfaitement les problématiques des freelances, constitue un atout indispensable pour développer son activité. La formation Création d’Entreprise de LiveMentor et son accompagnement personnalisé en sont un.