Comment Devenir Assistant Virtuel en Freelance ?
Le métier d’assistant virtuel est un véritable tremplin.
En effet, cette profession permet de travailler depuis chez soi, offrant une grande souplesse et la possibilité de concilier aisément vie professionnelle et personnelle. En tant qu’assistant virtuel, vous avez l’opportunité unique d’accompagner un ou plusieurs professionnels, en leur fournissant un soutien administratif, organisationnel, ou même technique… à distance.
Soit dit en passant, ce petit miracle est rendu possible grâce aux technologies de communication actuelles, permettant de gérer par internet des tâches variées. Nous les détaillerons dans un instant.
De plus, il ne nécessite pas d’avoir fait certaines études ni de posséder certains diplômes. Il conjugue une activité d’assistant ou d’assistante, à laquelle vous pouvez facilement vous former, avec l’utilisation d’outils numériques.
Enfin, cette fonction peut aussi vous permettre de vous initier en douceur aux possibilités offertes par les métiers du web :
- La vie de digital nomade (où comment concilier travail et voyage autour du monde) ;
- La vie d’entrepreneur (si vous choisissez le statut d’indépendant) ;
- Les métiers de community manager, créateur de contenu, rédacteur web…
Mais avant de vous en dire plus, définissons ce qu’est un assistant virtuel.
Imaginez un couteau suisse numérique : une personne polyvalente capable de s’adapter à diverses tâches et situations. L’assistant virtuel, souvent abrégé en « AV », est comme un assistant personnel ou un secrétaire, mais opérant à distance, souvent depuis son domicile. Il peut travailler à plein temps ou à mi-temps.
Il utilise internet et divers logiciels pour accomplir ses missions. Celles-ci peuvent être variées :
- Gestion d’e-mails,
- Organisation d’agendas,
- Rédaction de documents,
- Comptabilité,
- Ou gestion de projet.
L’AV est le bras droit de son employeur, s’adaptant à ses besoins spécifiques, tout en travaillant de manière autonome. Pour résumer, c’est un assistant personnel qui ne se trouve pas dans le bureau d’à côté, mais derrière un écran, quelque part dans le monde.
Alors, comment faire pour devenir un assistant virtuel convoité sur le net ? Suivez notre guide.
Sommaire :
1) Combien gagne un assistant virtuel ?
2) Quelles sont ses principales missions ?
3) Quelles sont les compétences nécessaires pour devenir assistant virtuel ?
5) Comment lancer votre activité d’assistant virtuel ?
1) Combien gagne un assistant virtuel ?
Chez LiveMentor, l’argent n’est pas un tabou. Au contraire, nous encourageons les porteurs de projet à prendre ce sujet à bras-le-corps. Le but n’est pas de viser le profit à tout prix. Cependant, pour réussir, un projet professionnel doit être viable.
Or, le salaire moyen pour un assistant virtuel n’est pas très élevé, puisqu’il est de 1 669 euros par mois en moyenne. Cette estimation est basée sur 5 salaires partagés anonymement sur Glassdoor.
En revanche, s’il exerce en tant qu’indépendant, le Tarif Journalier Moyen (TJM) pour un assistant virtuel est de 135 euros, soit environ 19 euros par heure. Les tarifs varient en fonction du niveau d’expérience, allant de 56 euros pour un débutant à 175 euros pour un assistant virtuel senior. Si un assistant virtuel travaille entre 20 et 25 jours par mois, au TJM de 135 euros, il peut donc gagner entre 2700 et 3375 euros.
2) Quelles sont ses principales missions ?
Pour répondre à cette question, il faut comprendre que le métier d’assistant virtuel, ou assistante virtuelle, regroupe en réalité plusieurs spécialités assez différentes. Voici les principales tâches associées à ce rôle :
- Service client : Les assistants virtuels gèrent souvent la relation client, répondant aux demandes par e-mail, téléphone ou chat, et fournissant un support client de qualité.
- Saisie de données : Ils ou elles effectuent régulièrement des tâches de saisie de données, garantissant l’exactitude et l’organisation des informations.
- Recherche : Les assistants virtuels sont souvent sollicités pour effectuer des recherches en ligne, que ce soit pour des informations spécifiques, des fournisseurs, ou des données de marché.
- Assistance administrative : Cela peut inclure la gestion d’agendas, la planification de réunions, la rédaction de documents et la préparation de présentations.
- Gestion d’e-mails : Trier, répondre et gérer les e-mails pour le compte de clients est une autre tâche essentielle.
- Gestion des réseaux sociaux : Un ou une AV peut parfois assurer le community management, ce qui inclut la planification de publications, l’interaction avec la communauté et le suivi des performances.
- Gestion de projet : ils prennent en charge la planification et le suivi de projets, aidant à coordonner les différentes étapes et à assurer le respect des délais.
Rassurez-vous, l’AV ne va pas assurer en même temps toutes ces responsabilités à lui seul. En général, il ou elle va prendre en charge une, deux, voire trois missions parmi celles-ci.
Par exemple, vous pouvez tout à fait être spécialisée dans l’assistance administrative et éventuellement la gestion des e-mails.
L’avantage de l’assistant virtuel est que nombreuses de ses missions ne sont pas menacées par l’intelligence artificielle car elles nécessitent une intervention humaine (emails, gestion de projet, service client…).
Dans quel secteur travaille l’assistant virtuel ?
La beauté de cette activité, c’est qu’elle peut s’exercer dans presque tous les types de professions et d’industries. En général, ce sont plutôt les petites structures qui sollicitent ce type de prestations. Voici 6 domaines où les assistants virtuels sont particulièrement demandés :
1. Entrepreneuriat et start-up : De nombreux entrepreneurs et petites entreprises recherchent des assistants virtuels pour gérer des tâches administratives, la gestion de projet, ou le service client, leur permettant ainsi de se concentrer sur le cœur de leur activité.
2. Secteur du marketing digital : Les assistants virtuels spécialisés dans le marketing digital interviennent souvent dans la gestion des réseaux sociaux, la création de contenu, et d’autres tâches liées au marketing.
3. Secteur administratif : Ils fournissent un soutien administratif général, comme la saisie de données, la gestion d’e-mails, et la planification d’événements, pour divers types d’organisations.
4. Secteur de la santé et du bien-être : Certains assistants virtuels se spécialisent dans des niches comme la santé, aidant les professionnels de ce secteur dans la gestion de leurs pratiques.
5. Immobilier : Dans l’immobilier, les assistants virtuels peuvent s’occuper de la gestion des listings, de la coordination des visites, et d’autres tâches administratives liées au secteur.
6. Éducation et formation : Ils assistent également des formateurs et des institutions éducatives dans la gestion de cours en ligne, la coordination des programmes de formation, et le support administratif.
3) Quelles sont les compétences nécessaires pour devenir assistant virtuel ?
Entrons à présent dans le concret : quels sont les savoir-faire et les savoir-être nécessaires à ce métier ? Nous verrons ensuite comment vous pouvez acquérir ces compétences.
Les compétences professionnelles, ou hard skills :
- Connaissance en logiciels et applications informatiques : Maîtrise des logiciels de bureautique (Microsoft Office, Google Suite), des outils de gestion de projet (comme Trello, Asana, Notion), et des plateformes de communication (Zoom, Slack, Skype). C’est la compétence clé, étant donné que la gestion et le traitement des informations se font souvent à travers ces outils. Par exemple, le client indique à l’AV les tâches qu’il ou elle doit faire dans la semaine sur une carte Trello.
- Connaissances en marketing digital : Comprendre les bases du SEO, du marketing par e-mail, et du content marketing, si l’AV assure ce type de missions.
- Compétences administratives : Saisie de données, gestion d’agenda, organisation de réunions, et préparation de rapports.
- Service client : Expérience dans la gestion de la relation client, y compris la prise de rendez-vous par e-mail et téléphone.
- Gestion de projet : Capacité à planifier, organiser et suivre le progrès des projets.
Les compétences humaines, ou soft skills :
- Communication : Capacité à communiquer avec clarté, tant à l’écrit qu’à l’oral.
- Organisation et gestion du temps : Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément, à prioriser les activités et à respecter les délais.
- Adaptabilité : Être flexible et capable de s’adapter rapidement aux besoins changeants des clients.
- Résolution de problèmes : Capacité à identifier et résoudre les problèmes de manière proactive.
- Autonomie : Être capable de travailler de manière indépendante et de prendre des initiatives.
- Confidentialité et fiabilité : Maintenir la confidentialité des informations et être fiable dans l’exécution des tâches.
4) Comment se former pour devenir assistant virtuel ?
Pour devenir assistant virtuel, il n’est pas impératif de détenir un diplôme spécifique. Par exemple, pour les outils informatiques que nous venons d’évoquer, vous trouverez de nombreux tutoriels gratuits.
Vous n’avez pas non plus besoin de maîtriser tous les outils sur-le-champ. Commencez par vous familiariser avec les plus bureautiques, comme la suite Google : Google doc et Google sheet. Une fois que vous êtes à l’aise, passez à Trello, etc.
Rappelez-vous aussi que vous n’avez pas besoin d’être un expert. En tant qu’assistant ou assistante, vous pouvez apprendre en faisant. Mais si toutefois vous avez besoin de vous rassurer en suivant une formation, voici différentes options :
Cursus et formations spécialisées :
- Formations professionnelles : Des formations spécifiques au métier d’assistant virtuel sont disponibles, couvrant des domaines tels que la gestion administrative, le service client, et les réseaux sociaux.
- Cours en ligne : De nombreuses formations sont disponibles en ligne, pour vous permettre d’acquérir les compétences nécessaires à votre projet. Chez LiveMentor, nous avons par exemple développé une formation à la Gestion d’entreprise qui vous enseigne les bases administratives, juridiques et fiscales à travers 65 cours en vidéo et 3 mois d’accompagnement personnalisé avec un mentor. Elle contient tout ce qu’un ou une AV doit savoir. La formation est également certifiante et elle est éligible au CPF. Elle vous aidera à acquérir les connaissances et la confiance nécessaire pour assurer ce métier.
Auto-formation :
- Ressources en ligne : De nombreux tutoriels, blogs, et webinaires gratuits sont disponibles en ligne pour apprendre de manière autonome.
Voici des exemples de ressources :
Le blog « Les Outils du Web » : Bien qu’elle ne soit pas exclusivement dédiée aux assistants virtuels, elle propose des tutoriels sur des outils numériques et des applications qui peuvent être extrêmement utiles.
Le blog du Solopreneur : Ce blog aborde des sujets pertinents pour les assistants virtuels, tels que l’organisation, la gestion du temps, et l’utilisation d’outils numériques pour optimiser son travail.
The Virtual Savvy : Pour ceux d’entre vous qui sont à l’aise avec l’anglais, ce blog est une ressource complète pour devenir assistant virtuel, offrant des guides, des conseils, et des cours pour démarrer et développer son activité.
- Pratique personnelle : S’exercer sur des projets personnels ou offrir ses services bénévolement peut aider à acquérir de l’expérience pratique.
Expérience pratique :
- Expérience administrative ou en service client : Une expérience préalable dans des domaines tels que l’administration, le service client, ou la gestion de projet peut être très utile.
- Stages ou projets personnels : Les stages ou les collaborations sur de petits projets peuvent aussi fournir une expérience pratique précieuse.
5) Comment lancer votre activité d’assistant virtuel en freelance ?
Une fois que vous vous sentez prêt, la véritable aventure commence. Elle consiste à trouver vos premiers clients. Vous ne savez pas comment faire ? Pas de panique. Voici la démarche à suivre :
Étape 1 : Création d’un profil professionnel
- CV : Mettez en avant vos compétences, expériences et services que vous proposez dans un CV professionnel. Aujourd’hui, il existe des CVthèques en ligne (à commencer par Pôle emploi) avec un lien que vous pourrez partager dans vos messages de prospection.
- Site web : Ce n’est pas indispensable, mais vous pouvez créer un site vitrine pour présenter vos services.
- Compte LinkedIn : Pour montrer vos réalisations.
Étape 2 : Utilisation des plateformes en ligne
- Plateformes de freelance : Inscrivez-vous sur des sites comme Malt ou Freelance.com, où vous pouvez trouver des offres d’emploi pour assistants virtuels.
- Réseaux sociaux : Utilisez LinkedIn et d’autres plateformes pour réseauter et partager votre expertise.
Étape 3 : Réseautage et marketing personnel :
- Événements et groupes : Participez à des événements locaux ou en ligne liés à l’entrepreneuriat et au travail à distance.
- Bouche-à-oreille : Informez votre réseau personnel et professionnel de votre nouvelle activité.
Étape 4 : Approche directe
Sélectionnez des entreprises ou des professionnels qui pourraient bénéficier de vos services. Ou bien choisissez un secteur qui vous plaît. Proposez une offre personnalisée.
Étape 5 : Témoignages et références
Après avoir terminé une mission, demandez à vos clients de laisser un témoignage que vous pourrez utiliser pour attirer de nouveaux clients.
6) Quelles sont les perspectives d’évolution ?
Projetons-nous dans le futur. Imaginons que vous avez décroché vos premières missions. Vous pouvez déjà vous féliciter. Belle première étape !
Vous pouvez maintenant envisager un revenu plus élevé. En effet, plus vous avez d’expérience, plus vous offrez un service de qualité.
Nous avons sélectionné plusieurs stratégies efficaces pour passer à la vitesse supérieure :
- Augmentation des tarifs : Vous avez démontré votre valeur. Vous pouvez envisager d’augmenter progressivement vos tarifs tout en justifiant cette hausse par la qualité de votre travail.
- Formation continue : Investissez dans des formations pour acquérir de nouvelles compétences et rester à jour avec les dernières tendances et outils. Cela vous rendra plus compétitif et vous permettra de proposer des services plus variés. Nous proposons par exemple une formation Excel afin de pouvoir utiliser tout le potentiel d’un tableur – il est considérable – pour l’activité d’un ou d’une secrétaire.
- Offres de forfaits : Proposez des forfaits de services plutôt que des tarifs horaires, ce qui peut encourager les clients à acheter des services en bloc, assurant ainsi un revenu plus stable. Vous aurez un exemple de cette approche dans l’article : comment rédiger un devis qui convertit.
- Ciblage de clients à haute valeur : Concentrez-vous sur l’acquisition de clients à haute valeur ou de longue durée, tels que des entreprises en croissance qui nécessitent un soutien administratif régulier. Osez contacter les clients de vos rêves. Mais pensez à une approche originale. Par exemple, envoyez une lettre papier pour postuler. À l’ère de l’e-mail, peu de personnes utilisent ce canal. Vous n’avez quasiment pas de compétition. Pour augmenter vos chances, utilisez des techniques de copywriting dans votre lettre. Elle pourrait s’intituler « 5 raisons d’engager {{prénom + nom}} en tant qu’assistant virtuel ».
- Spécialisation dans une niche : Spécialisez-vous dans un secteur ou un type de service spécifique où la demande est forte et l’offre limitée. Par exemple, proposez vos services à des chefs d’entreprise de TPE ou de start-up.
Conclusion :
Pour finir, nous voudrions évoquer cette compétence clé, souvent sous-estimée, qui consiste à savoir se vendre. Elle est si fondamentale qu’elle devrait être enseignée à l’école. Après avoir accompagné près de 24 000 porteurs de projets, nous savons que c’est parfois un point faible et nous avons créé une formation pour y remédier.
Cette formation comprend des modules en vidéo pour étudier depuis chez soi à son rythme, mais aussi un accompagnement personnalisé qui dure 3 mois pour vous aider à trouver des clients et décrocher des contrats.
Elle vous donne aussi accès au groupe privé des apprenants de LiveMentor. Vous pourrez ainsi échanger avec d’autres indépendants. En fréquentant des personnes motivées qui ont l’envie de réussir, vous pourrez sans doute faire sauter quelques pensées limitantes. Vous savez, le genre de pensée : « je ne peux pas demander autant d’argent », « je ne suis pas sûre de pouvoir remplir cette mission », « suis-je légitime ? »…
Vous verrez également que la vente n’est pas ce que vous croyez. Par exemple, la timidité peut devenir un de vos meilleurs atouts. Pour en savoir plus et découvrir le programme de la formation, cliquez sur la bannière. Votre potentiel est probablement bien plus grand que vous ne l’imaginez.
Commentaires