Comment être efficace en voyageant : la méthode ultime !

Être entrepreneurs, c’est avoir certaines libertés que n’ont pas d’autres personnes, comme travailler depuis n’importe où dans le monde, le pied ! Mais la réalité est plus compliquée que ça. Quand on se retrouve dans un pays étranger avec l’envie d’en profiter à fond, ce n’est pas toujours simple d’être efficace en voyageant. Les circonstances sont parfois loin d’être idéales !

Il fait beau, les paysages sont magnifiques, il y a des trucs vraiment trop cool à voir et à faire ! Oui, mais il faut que tu travailles aussi… Heureusement, il existe des méthodes qui ont fait leurs preuves et que j’applique au quotidien dans le cadre de mon expatriation au Japon.

Mises bout à bout, toutes les techniques que je vais te partager vont te permettre de travailler de manière très efficace n’importe où dans le monde, et sans y passer tes journées. Ne pas les appliquer, c’est la garantie de procrastiner et de voir tes journées défilées sans avoir pu profiter du pays dans lequel tu es.

Objectif : travailler efficacement, de manière à avoir terminé ce qui est vraiment important à la mi-journée et pouvoir profiter du temps libre qu’il te reste pour explorer le monde comme l’a fait Sonia !

Mais si, tu sais. Cette image du digital nomade sur la plage avec son PC sur les genoux, les pieds dans le sable face à l’océan. C’est super de pouvoir travailler en plein soleil tout en écoutant le bruit des vagues, en regardant au large, en buvant un petit cocktail et en rédiger un article pour un client… Tout ça en étant hyper productif bien sûr ! Hop, dans 20 minutes c’est terminé et je vais faire un plouf !

Reviens sur terre, ça, c’est pour la carte postale. Ce n’est clairement pas un bon environnement de travail pour être productif ! Si tu veux être vraiment efficace en voyageant, il va falloir cloisonner la partie travail et la partie loisir dans ta journée. Faire les deux en même temps, c’est la garantie de ne pas travailler efficacement, et donc moins profiter ensuite de l’endroit où tu es.

J’ai déjà fait cette erreur plusieurs fois, notamment à Bali. Travailler dans un environnement où les distractions sont trop présentes, c’est la garantie de procrastiner. Tu n’es pas là pour prendre des photos Instagram de ton PC avec une Pina Colada dans le sable. Tu es là pour envoyer du lourd sur ton travail et ENSUITE profiter de la plage le reste de la journée.

Ce matin, j’écris cet article dans un café à Tokyo et je compte bien profiter de l’après-midi pour explorer la ville (la nuit tombe vite ici). Maintenant que les bases sont posées, passons à la méthode pour être hyper efficace en voyageant.

Identifie tes TPI

Savoir prendre du recul avant de foncer est une des meilleures choses que tu peux faire. Tu as identifié ta TPI, c’est-à-dire ta « Tâche la Plus Importante ». Prendre quelques minutes pour l’identifier te permettra de travailler sur les bonnes choses, celles qui te font vraiment avancer vers tes objectifs. Non, répondre aux emails n’en fait pas partie…

Pour t’aider, je te conseille d’utiliser le quadrant de Covey  (également appelé matrice d’Eisenhower). Cet outil permet de classer tes tâches dans quatre catégories selon leur urgence et leur importance. Les tâches qui se trouvent dans les quadrants 1 et 2 doivent faire partie de tes priorités.

Les tâches qui vont dans le quadrant 1 sont urgentes et importantes, elles doivent donc être traitées rapidement. Cela peut être par exemple un travail à rendre avec une deadline ou payer tes cotisations avant la date limite par exemple.

Cependant, je te conseille de commencer ta journée par une tâche qui se trouve dans le quadrant 2 qui correspond aux choses importantes, mais pas urgentes. Ce sont ces tâches qui te rapprochent vraiment de tes objectifs. Exemples : planifier ta semaine, imaginer un plan marketing pour ton entreprise, créer des contenus pour ton site internet, etc.

Les erreurs à éviter

• Ne réponds pas à la tyrannie de l’urgence, comme répondre à tes emails dans l’heure. En faisant cela, tu habitues tes interlocuteurs à avoir ce délai de réponse. Tu finis par être enchaîné à ta boite mail, qui est pourtant un moyen de communication asynchrone…
• Continuer à accorder trop de temps aux tâches qui ne sont pas importantes. Qu’elles soient urgentes ou non, délègue-les. Exemple : la création de ton logo, le montage de tes vidéos, etc.). Tu peux également les supprimer (est-ce vraiment important pour ton entreprise de tweeter plusieurs fois par jour ?).

C’est un sujet à part entière. Si tu veux en savoir plus, je t’invite à lire mon article sur la meilleure manière de prioriser ses tâches.

Plan d’action

• Prends cinq minutes pour lister toutes les tâches que tu as à faire et range-les selon leur importance et leur urgence dans le quadrant de Covey.
• Commence ta journée de travail avec une tâche qui se trouve dans le quadrant 2, puis deux tâches qui se trouvent dans le quadrant 1.
• Si ces tâches sont trop longues pour être terminée dans la journée, découpe-les en plusieurs sessions de travail sur la semaine. L’important est que tu avances dessus. Tu sais maintenant que ce sont les choses importantes qui te rapprochent concrètement de tes objectifs.

On passe tout de suite à la méthode suivante qui est directement liée à la première. On va parler d’amphibien.

Avale ton crapaud

« Avalez un crapaud vivant dès le matin et rien ne vous arrivera de pire le reste de la journée ». Cette célèbre expression de Mark Twain a été popularisée par Brian Tracy dans son livre « Avaler le crapaud ». Le principe repose sur le fait de faire sa tâche la plus importante (la TPI, vue précédemment) dès le matin.

Pourquoi dès le matin ? Car c’est le moment où notre niveau d’attention et d’énergie est au plus haut. Selon ton environnement et l’heure à laquelle tu te lèves, c’est également un moment où tu as plus de temps pour toi. De quoi profiter du calme avant la tempête de ta journée durant laquelle tu es sollicité en permanence. J’explique le crapaud en détail dans cet article.

Comment faire ça concrètement ? Je te conseille de te construire une « forteresse » de temps dans laquelle tu vas pouvoir mettre toute ta concentration et ton énergie pour être très efficace dès le matin. L’heure à laquelle tu commences n’a pas d’importance. L’important est de prendre ce temps pour travailler, après une bonne nuit de sommeil et ta routine matinale par exemple.

Pour être le plus efficace en voyageant, tu peux appliquer la méthode Pomodoro qui consiste à travailler intensément 25 minutes, puis à faire une pause 5 minutes. Personnellement, je préfère des sessions d’une heure avec 15 minutes de repos, car généralement je suis toujours concentré après 25 minutes et je ne veux surtout pas interrompre ce « flow » avec une alarme. Tout dépend de ton niveau actuel de concentration.

Les erreurs à éviter

• Te dire que tu vas travailler efficacement après ta journée de la plongée (ou après avoir marché 12 kilomètres dans Tokyo) est un leurre. Si tu n’avales pas ton crapaud dès le matin en faisant ta TPI, il y a 9 chances sur 10 que tu reportes au lendemain ce que tu as à faire (procrastination).
• Ouvrir tes mails dès le matin « juste pour voir ». Même si tu ne réponds à aucun mail, la réponse d’un client, une proposition de travail ou même la dernière promo de ta marque préférée va t’occuper l’esprit jusqu’à ce que tu finisses par craquer. N’ouvre pas tes emails (ou les réseaux sociaux) avant d’avoir avalé ton crapaud.

Plan d’action

• Décide de l’heure à laquelle tu vas te lever et à quelle heure tu vas avaler ton crapaud (ta TPI).
• Fais des sessions de travail intense de 25 à 90 minutes, et prends de vraies pauses qui ne consistent pas à regarder un écran (parler à un ami, lire, se balader, écouter un livre audio, etc.).
• Ne fais rien d’autre relatif au travail tant que tu n’as pas fait ta tâche la plus importante de la journée.

On passe maintenant à la partie la plus fun, qui concerne indirectement le travail.

Programme tes loisirs

Ça, c’est la meilleure partie ! Après tout, c’est pour ça que tu voyages, non ? Voir du pays, aller à la plage, découvrir de nouvelles villes, de nouvelles cultures, grimper des sommets ! Quel rapport avec le travail ?

Le rapport tient à une loi, la loi de Parkinson : « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. »

De manière plus triviale : le travail est extensible, et plus on a de temps pour le faire, plus on a tendance à rendre ce travail complexe pour qu’il occupe tout le temps disponible. Donc si tu t’accordes la journée pour faire une tâche qui ne demande réellement que deux heures de ton temps, tu vas bien y passer la journée !

Revenons aux loisirs. En programmant tes loisirs, l’après-midi par exemple, tu réduis automatiquement ton temps consacré au travail. Il ne pourra donc pas s’étaler que sur la matinée. Oui, c’est une manière de te mettre une bonne pression pour avancer plus vite sur tes tâches.

Les erreurs à éviter

• Mal évaluer le temps nécessaire pour effectuer une tâche. Nous sommes généralement assez mauvais pour ça.
• Te dire que tu prends le temps nécessaire pour effectuer une tâche. C’est le meilleur moyen d’y passer la journée.

Plan d’action

• Programme à l’avance tes loisirs et adapte ton travail en fonction. Pas l’inverse.
• Définis ton temps de travail maximum avant de passer à autre chose.
• Rajoute toujours 20% de temps supplémentaires aux estimations que tu fais pour effectuer tes tâches, afin d’être certain de pouvoir les terminer dans les temps.

Les journées de rattrapage

Tu vas me dire « c’est bien beau Gabriel tes techniques, mais quand est-ce que j’ai le temps de répondre à mes emails et faire le point avec mes clients alors ? ».

C’est justement pendant ces « journées de rattrapage » que tu vas regrouper tes réunions avec les clients ou ton équipe, tes tâches administratives, la planification de ton travail, etc. Tes tâches importantes, mais pas urgentes en somme (quadrant 2, souviens-toi).

Ces journées sont stratégiques, car ces tâches sont importantes, mais ne veux pas les faire chaque jour, car elles sont généralement pénibles, mais inévitables.

Les erreurs à éviter

• Ne pas programmer assez régulièrement tes journées de rattrapage. Si tu laisses trop de temps entre deux journées de ce type, tu risques d’avoir trop de choses à faire et d’y perdre ta journée complète.
• Essayer de faire « un peu de ces tâches chaque jour » est également une erreur. En les regroupant, tu seras plus efficace, et elles n’occuperont pas ton esprit, car tu auras déjà un plan et une date sur ton agenda pour t’en occuper.

Plan d’action

• Programme tes jours de rattrapage tous les 3 ou 4 jours pour ne pas être submergés par les choses en attente.
• Pendant ces journées, consacre 3 à 4 heures de travail pour faire toutes les tâches que tu n’as pas faites les autres jours.

Maintenant que tu as une organisation solide, il faut trouver l’endroit parfait pour te mettre au travail dans les meilleures conditions. C’est ce qu’on va voir tout de suite.

Trouver le bon environnement de travail

Quand on voyage, ce n’est pas toujours simple de trouver le bon endroit pour travailler. Selon les pays, cela sera plus ou moins facile. Au Japon, j’apprécie particulièrement les cafés qui ont généralement une ambiance calme et des équipements propices au travail. C’est exactement ce que l’on recherche pour travailler efficacement en voyageant.

L’ambiance

Cela semble anodin, mais les couleurs et les lumières de l’endroit où nous travaillons ont une influence sur notre efficacité et notre créativité.

L’endroit permet-il de travailler assis ? Debout ? Peut-on louer une salle pour être plus au calme ou passer des appels ? Le lieu est-il fréquenté par d’autres entrepreneurs ? Autant de questions à se poser pour trouver son environnement de travail idéal.

La connexion internet

Si les cafés offrant du Wi-Fi gratuit sont largement répandus, certains pays sont moins bien équipés de ce côté. La qualité (et la sécurité) du réseau peut également être variable. Dans ce cas de figure, je te conseille de prendre le câble de recharge de ton smartphone pour pouvoir partager ta connexion internet mobile de manière optimale en cas de besoin.

Petite parenthèse sur les forfaits mobiles à l’étranger : ne prends jamais ceux que te propose ton opérateur (français ou autre). Ils sont généralement très cher et avec peu de DATA. Privilégie une carte SIM locale prise à l’aéroport ou chez le premier opérateur que tu trouveras sur place, le rapport service-prix est toujours plus intéressant.

Pour te garantir une connexion Wi-Fi avec une qualité décente pour travailler, tu peux également te tourner vers les espaces de coworking. Le site WeWork est une bonne base pour trouver ce genre d’espaces dans les grandes villes du monde. Rentrer en contact avec d’autres entrepreneurs comme l’a fait Jérôme est également un excellent moyen de s’échanger les bonnes adresses.

Le niveau sonore

C’est extrêmement important. J’adore l’ambiance des cafés, mais je ne veux pas non plus être interrompu au moindre bruit de tasse ou de chaise qui bouge. Ma méthode : le casque à réduction de bruit. Ce n’est pas bon marché, mais je peux te garantir que ça a décuplé mon niveau de concentration dans les lieux publics.

Regarde du côté de chez Bose et Sony pour les casques à réduction de bruit. Si tu n’as pas le budget, de simples écouteurs feront l’affaire. Trouve de bonnes playlists pour te concentrer et/ou te motiver, et tu as le combo parfait.

Les erreurs à éviter

• Travailler au même endroit que celui où tu te reposes. Évite ta chambre d’hôtel à moins que celle-ci ait un bureau pour travailler (et encore). Ton cerveau doit clairement faire la distinction entre le mode travail, le mode loisir, et le mode repos.
• Partir avec ton PC à l’aventure en te disant que tu vas bien trouver un endroit sympa pour travailler. C’est souvent le meilleur moyen de perdre beaucoup de temps avant de trouver.

Plan d’action (oui j’aime bien ça)

• Fais un minimum de recherche à l’avance pour trouver un bon espace de travail et toujours avoir un plan B pour ne pas perdre de temps inutilement.
• Rentre en contact avec les entrepreneurs se trouvent au même endroit que toi pour leur demander conseil et peut-être trouver de nouvelles opportunités professionnelles.
• Teste différents environnements et trouve celui qui marche le mieux pour toi !

Je ne vais pas te laisser comme ça sans te partager mes outils préférés pour travailler en voyageant 😉

Bonus : ma boite à outils pour rester productif en voyageant

• Trello: mon outil de gestion de projet en ligne préféré. L’interface est claire, il est simple à prendre en main, disponible sur tous les appareils, et gratuit tant que tu ne l’utilises pas avec une grande équipe.
• Skype: on ne présente plus Skype. Parfait pour appeler gratuitement qui l’on veut avec un autre compte Skype. Tu peux même appeler sur les mobiles partout dans le monde à des tarifs très avantageux.
• Messenger: la messagerie instantanée de Facebook a pris une place énorme, dépassant le simple usage personnel que j’en avais au départ. Que ce soit pour envoyer des messages texte, vocaux, ou passer quelques appels, je l’utilise parfois à titre professionnel.
• Jing: outil gratuit et super pratique pour capturer des images, des vidéos, et les partager en deux clics via un lien. Parfait pour expliquer quelque chose. Une vidéo est souvent plus claire qu’un long discours.
• Hide My Ass: le VPN que j’utilise pour sécuriser ma connexion internet, préserver ma confidentialité, et me connecter à internet avec une adresse IP française pour avoir tous les sites qui s’affichent par défaut dans ma langue.
• Evernote: mon second cerveau. Toutes mes idées, mes notes, les livres que je veux lire, les recettes de cuisine que j’aime, tout est là.
• Dashlane: mon coffre-fort numérique où sont enregistrés tous mes mots de passe. Je n’ai plus qu’un mot de passe à retenir.
• Google One: je stocke maintenant 100% de mes fichiers dans le cloud. Je peux y accéder partout, et si l’on me vole mon PC ou qu’il casse, je serais triste, mais je ne perdrais aucun de mes documents.
• Casque Bose QuietConfort 35 II: mon arme ultime pour me couper des bruits du monde et rester concentré plus longtemps sur mon travail.

Conclusion : comment être efficace en voyageant

Tu sais maintenant comment t’organiser pour être efficace en voyageant. Cela va te permettre d’avancer plus rapidement sur tes projets, sans sacrifier le temps que tu veux consacrer à la découverte du monde. Et surtout sans culpabiliser de profiter de la vie après le travail !

Je ne te cache pas que ce mode de vie n’est pas fait pour tout le monde. Il faut une bonne dose de motivation et un mental d’acier pour avancer chaque jour vers ses objectifs dans des environnements aussi variés et sans personne pour te dire quoi faire et quand le faire. Mais c’est aussi pour ça qu’on aime être entrepreneur globe-trotter, non ? ?

Avoir toutes les cartes en main c’est bien, passer à l’action c’est mieux ! Je ne veux pas qu’après avoir lu l’article en entier (merci et bravo à toi, car il était un peu long), tu fermes cette fenêtre à tout jamais et que tu n’appliques rien. C’est bien pour ça que j’ai fait un plan d’action pour chaque partie !

Je vais refaire un dernier plan d’action, plus global cette fois, qui synthétise les différents points abordés (si tu lis cette conclusion sans avoir lu le reste, je te conseille de le faire, car mes pouvoirs ne synthèse ne sont pas aussi puissants que ça).

Plan d’action (le dernier, promis)

1. Débarrasse-toi de l’image de la personne qui travaille les pieds dans le sable, cette personne n’est définitivement pas efficace dans ton travail.
2. Identifie tes tâches les plus importantes pour ne pas simplement travailler, mais travailler sur les bonnes choses, celles qui te rapprochent de tes objectifs.
3. Avale ton crapaud chaque matin pour optimiser ton temps de travail et en tirer le meilleur. Cela permet de travailler moins longtemps, mais plus efficacement.
4. Programme tes loisirs. De cette manière, tu ne peux pas éteindre ton temps de travail à l’infini. Tu feras alors en sorte de terminer ce que tu as à faire dans les temps.
5. Programme des journées de rattrapage. Regroupe pendant ces journées toutes les autres tâches importantes, mais pas urgentes que tu n’as pas faites ces 3 ou 4 derniers jours.
6. Trouve le bon environnement de travail. Ambiance, connexion internet, niveau sonore, etc. Trouve celui qui fonctionne le mieux pour toi.
7. Teste quelques-uns des outils que je t’ai partagés. J’espère qu’ils t’aideront dans ton quotidien d’entrepreneur.

À toi de jouer ! Travaille moins, travaille mieux, et explore le monde !