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kpi et pilotage d'activité

Bien comprendre les KPI pour piloter efficacement son entreprise

KPI peut paraitre assez étrange comme acronyme et vouloir dire beaucoup de choses. On peut s’imaginer que le K veut dire Karaté, le P pour le Paix dans le monde et le I où pour Intimité.  Je puis le comprendre au nom du principe de la liberté.

Cependant, il convient de tout recadrer comme un chef de projet afin d’en donner le vrai sens et la ligne directrice idoine pour cet acronyme assez barbare. Les KPI dont l’acronyme vient de l’anglicisme signifient Keys Performance Indicators (KPI). Vu que nous sommes en France et que la charité bien ordonné commence par soi, cet acronyme dans la langue de Molière veut dire Indicateurs Clés de Performance (ICP).

Ces indicateurs comme leur nom l’indique ont une seule vocation faciliter le pilotage de la performance d’une entreprise.

1. Qu’est qu’un KPI ?

2. Pourquoi les KPI ?

3. Comment les définir et les mettre en place au sein de son entreprise ?

4. Qu’est ce qu’un tableau de bord?

5- L’impact de la mise en place d’un tableau de bord ?

1. Qu’est ce qu’un KPI ?

Un KPI est un indicateur permettant de mesurer ou d’évaluer une tendance sur un espace temporel à court, moyen ou long terme en lien avec les objectifs qu’on se fixe au sein de toute organisation.

En d’autres termes, son élaboration a un objectif mesurable et s’inscrit dans une démarche de pilotage. À ce titre, il joue un rôle de boussole au sein des organisations et aide à la décision. À contrario, l’indicateur est peut-être important mais ce n’est pas un indicateur clé pour l’entité mesurée.

l'importance des KPI pour un business

2. Pourquoi les KPI ?

Au vu du système concurrentiel dans lequel nous sommes désormais et dans lequel baigne toute entreprise, les indicateurs comme outil de pilotage revêt une importance capitale parce qu’elle permette de s’inscrire dans une perspective structurelle en développant l’anticipation et la prise de décision.

Dès lors, sans ces indicateurs clés de performance, les entreprises petites ou grandes tombent dans une routine des plus classiques qui consiste à traiter les symptômes d’un problème sans en comprendre l’origine du mal.

Il en va de même pour l’évaluation des réussites. Les petites entreprises  par exemple ont tendance à réagir avec une vision à très court terme, en essayant de se focaliser sur des résultats positifs et d’éviter les résultats négatifs, sans pour autant avoir une vision claire des facteurs clés à l’origine de leurs résultats.

Tout l’intérêt des KPI permet non seulement de s’adapter à l’environnement avec des indicateurs pertinents, d’anticiper et de pouvoir se positionner au mieux dans l’environnement dans lequel on évolue en tant qu’entreprise. Ces indicateurs sont très utiles dans le pilotage de toute activité entrepreneuriale.

piloter son activité avec les KPI

Ils permettent de mesurer l’efficacité d’un dispositif de suivi, de déterminer les éléments les plus efficients, qu’il s’agisse de la finance, des ressources humaines, du marketing de la comptabilité… Ils répondent autant à des objectifs ponctuels, comme pour une campagne circonscrit dans le temps, qu’à des objectifs à plus d’un an, comme le suivi du chiffre d’affaires qui va se faire tout au long de l’année et de façon récurrente.

3. Comment définir les KPI et les mettre en place au sein de son entreprise ?

Quand on s’inscrit dans l’entrepreneuriat, nous sommes tous excités à l’idée de gagner beaucoup d’argent et c’est louable car pourquoi prendre autant de risques si c’est pour ne gagner des miettes. Le revers de ce mode de pensée poussent beaucoup d’entrepreneurs à ce focaliser sur le court terme au détriment du long terme. Cette vision est normal car on a investit de l’argent, du temps, de l’énergie et on souhaite que le retour sur investissement se fasse le rapidement possible. J’ai eu à le vivre et je sais ce que sait en tant qu’entrepreneur. Ne dit on pas que celui veut aller loin doit ménager sa monture ? Ben si en effet, il se doit de ménager sa monture.

Comme je le précise en amont, les KPI doivent répondre à un objectif tangible que l’on se doit de mesurer ou évaluer. Pour procéder à une définition des KPI qui sont pertinents au sein de votre organisation, il faut d’abord faire un listing des éléments que vous jugez important dans la gestion de votre business et qui sont jugés sensibles pour assurer la pérennité ou non de votre organisation. A ce titre, je vais vous présenter certains éléments du compte de résultat catégorisé en 2 parties listés ci-dessous :

  • Les produits

Pour ce qui concerne les produits par exemple, nous pouvons avoir le chiffre d’affaires directement en lien avec le poste client. Nous savons combien il est important de veiller à cet indicateur sur la durée car de lui découle la survie de notre business. Il peut être dans l’activité opérationnel classique d’une petite entreprise l’élément sur lequel on doit accorder une importance de tous les instants car sans évaluation de ce poste on ne peut survivre sur le marché sur lequel nous sommes acteurs.

=> Focus Chiffre d’Affaires (CA)

De façon concrète, le CA concerne le poste client et cela est bien vrai mais dans le détail il va plus loin en ce sens dans l’achat d’un bien dans les relations commerciales Business to Business et avec la Loi de Modernisation Economique (LME), nous pouvons constater que nous avons le délai client de 60 jours et que nous avons bien des fois des clients qui ne paient à temps pour diverses raison et pour lesquels on se doit de mobiliser des ressources de l’entreprise afin de combler ce manque à gagner en provision. En d’autres termes, analyser le post client, c’est avoir une vision à 360 degrés et non pas à 40 degrés au risque de mesurer de façon peu efficiente.

  • Les charges

Pour ce qui concerne les charges par exemples, nous pouvons en citer deux sous catégories et ce dans le cas d’une petite entreprise à savoir les charges fixes et les charges variables. En effet, les charges fixes bien souvent ne font pas l’objet d’indicateurs vu que le caractère fixe. Cependant, les charges variables feront l’objet d’indicateurs que l’on se doit définir du fait de leur caractère variable et l’on peut en distinguer plusieurs éléments comme l’achat de matières, l’achat de marchandises, les charges de personnels , les charges électriques…

=> Focus Charges Variables

Tout comme les produits, il faut aussi avoir une vision à 360 degrés et ce à titre d’exemple nous allons aller dans le détail de l’achat de marchandises. Quand on achète des marchandises, nous avons une relation avec un tier qu’on appelle fournisseurs. Par conséquent, analyser cet indicateur peut vous amener à analyser la durée du paiement de ce fournisseur ou des fournisseurs, la volumétrie des achats, le prix des achats…

Pour pouvoir ménager sa monture, il faut pouvoir avoir une vision qui s’inscrit dans le long terme avec la définition de ce que  l’on appelle des indicateurs clés de gestion ou KPI. A ce titre, je préfère être très pragmatique et prendre un exemple concret qui soit compréhensible et rapidement actionnable à votre niveau :

Exemple 1

Monsieur K vend des bonbons dans sa boutique depuis bientôt 6 semaines, l’activité a le vent en poupe et Monsieur X passe de 50 clients en 6 semaines à 300 clients au bout d’un semestre. Son chiffre d’affaire qui était de 250 euros en 6 semaines passe à 2000 euros en 6 mois.

vente de bonbons

On peut se poser la question de savoir mais comment peut il piloter son Chiffre d’Affaires ?

En effet pour piloter son Chiffre d’Affaires, il faut d’abord comprendre la constitution du chiffre d’Affaire. Le chiffre d’Affaires est constitué du prix et de la quantité. Dès lors, Monsieur K peut définir ses indicateurs de gestion sur deux critères selon ses objectifs qui peuvent être d’une part axé sur le prix ou sur la quantité voire sur les le prix et la quantité.

Imaginons que Monsieur K partent sur la quantité et estime que pour le pilotage de son activité, la quantité soit la plus pertinente.  Cela sous entend qu’il faille que par quantité, Monsieur K ait une vision sur le nombre de produits vendus, le nombre de clients, la typologie de clients, la tranche d’âge de sa clientèle, la zone de chalandises etc. Comme on peut le constater la définition d’un indicateur est un exercice intellectuelle consistant à aller dans le détail de la compréhension de certains éléments des états financiers (Bilan, Compte de résultat,…)

Si monsieur K prend le partie du nombre de produits vendus et que dans sa gamme de bonbons il en a 4 par exemple, il pourra aller à un niveau de détail plus sur une déclinaison par types de produits vendus afin d’avoir une lisibilité sur le produit phare ou moins phare.

De ce qui précède, la déclinaison de la quantité tel qu’on la voyait dans son prisme unique devient une variable à plusieurs variables et c’est à compter de cette déclinaison à un niveau plus fin qu’on peut définir des indicateurs de gestion des plus pertinents et des utiles pour votre business. Il convient d’ajouter aussi que la définition d’un bon indicateur de gestion s’inscrit dans le temps (Hebdomadaire, mensuel, bi mensuel, trimestriel, semestriel, annuel) afin de la mesurer ou de l’évaluer l’objectif que l’on se donne.

Monsieur K au vu de ce travail en amont aura une gestion plus efficace de son business à la différence d’un entrepreneur qui n’aura pas eu la démarche de Monsieur K définir les indicateurs de gestion est la clé de voûte permettant de s’inscrire dans la pérennité et dans un environnement concurrentiel en toute quiétude.

Exemple 2

Dans le cadre de son activité de commercialisation de thés lancée depuis 6 mois, Madame K importe des produits à l’étranger dans la mise en place de son produit. Par conséquent, elle dispose d’un bon nombre de fournisseurs mais ce n’est pas où mettre de la tête dans le suivi du poste fournisseurs et n’arrive pas à gérer ce poste de dépense de façon efficiente. Cela par une gestion opaque sans perspective et sans vision du fait d’un manque de définition d’indicateurs pour piloter au mieux son business.

importation de produits étranger - suivi des KPI

Comment définir un indicateur clé de gestion ou KPI dans le cas d’espèce.

Dans un premier temps, il faut d’accord comprendre la constitution du poste fournisseurs. Ce poste est un poste s’inscrivant dans les charges pour tous entrepreneurs car ce sont des dépenses pour l’acquisition de matières (intrants, consommation intermédiaire,…) pour la mise en place d’un produit ou d’un service. Il se constitue des variables que sont les prix et la quantités de matières premières achetées.

Imaginons que Dame K veuille dans sa logique de pilotage suivre la quantité et considère ce pan d’analyse comme le plus intéressant. La définition des indicateurs clés de gestion va consister à aller à un niveau de détails plus fins dans l’analyse en disséquant ce que l’on peut avoir dans la notion quantité car nous pouvons définir la volumétrie de matières achetées, le nombre de fournisseurs, le type de matières achetées par zone géographique, la TVA déductible…Il en ressort que nous pouvons définir plusieurs indicateurs clés de gestion  selon ce que l’on souhaite piloter.

Au delà de la définition des indicateurs, il faut pouvoir mesurer une tendance et cette tendance peut être hebdomadaire, mensuel, trimestriel mais toujours est il que la définition de l’indicateur va de paire avec le temps sans quoi on mesure rien du tout.

Quant à leur mise en place au sein des entreprises, je puis vous dire se construire dans ce qu’on appelle des tableaux de bords que l’on construit bien souvent via Excel cet outil bureautique d’une puissance remarquable pour analyser des données.

Cette réflexion lui a permis de mieux cerner les contours de sa relation avec les fournisseurs et de pouvoir mieux appréhender ses dépenses en adoptant une stratégie plus réfléchie.

4. Utiliser un tableau de bord pour ses KPI

Le tableau de bord est l’outil nous permettant de piloter l’ensemble de indicateurs de performance que vous avez jugé des plus pertinents pour votre business. Le tableau de bord joue le même rôle qu’un tableau de bord dans une voiture qui vous donnera des informations centralisées sur des problématiques pouvant subvenir dans la gestion de votre véhicule.

Il en est de même pour celui qui est créer à cet effet au sein des organisation pour mesurer, évaluer, suivre une tendance.

C’est un véritable outil d’aide à la décision en ce sens qu’il permet de stocker les données, les traiter et les analyser afin de prendre des décisions. Il peut se construire assez facilement avec l’outil bureautique Excel. Quelques formules plus tard et le tour est joué.

Comment en construire un ?

Il n’y a pas de modèle type je puis vous l’assurer. Chacun part selon son ressenti dans la forme c’est juste le fond qui dans sa façon de fonctionner qui demeure transverse.

Il faut d’abord prendre un fichier Excel. Ensuite il faut lister l’ensemble de ses indicateurs dans une colonne puis mettre le temps (Jours, Semaine, Mois, Année) en ligne et le tour est jouer.

Pour les formules, vous pouvez aller des formules les plus simples aux formules les plus complexes. L’idée est de pouvoir faire les mises à jour assez facilement pour un suivi qui ne soit pas une usine à gaz.

usine à gaz

Vous pouvez jouer avec les graphiques sur Excel qui sont des fonctionnalités en or pour avoir une idée de la tendance d’un indicateur de performance dans le temps.

Je vous conseille d’aller vers la simplicité.

5. Impact de leur mise en place

On vous l’a dit, et vous en êtes convaincu : il est important de définir des indicateurs de performance, ou KPI, pour diriger, contrôler et améliorer en continu votre entreprise et votre business.

Les indicateurs clés de gestion (KPI) montrent leur importance dans la gestion d’une entreprise qui se veut pérenne car le monde  en perpétuelle mutation augmente le niveau d’incertitude dans le monde dans lequel nous évoluons tous. Il convient donc pour ne pas naviguer à vue en tant qu’entreprise dans l’écosystème qui se présente à nous d’avoir de mettre plus que jamais de bons indicateurs qui impacte drastiquement notre manière de gérer dans un environnement incertain. Leur impact est sans pareil car ces indicateurs vous donnent d’anticiper des dérives très critiques, vous aidant à jauger une situation, vous drivent dans vos décisions, vous permettent de communiquer  des faits et  encourager vos troupes autour d’un suivi d’objectifs.

De plus, elles permettent aux dirigeants d’avoir une visibilité dans le temps de comment évolue leur entreprise à court, moyen ou long terme en aidant les entreprise à mieux se positionner dans un environnement concurrentiel des plus complexes ou l’avantage concurrentiel ne suffit plus. Par conséquent, leur mise en place est plus que nécessaire si l’on veut s’inscrire dans le temps et dans la durée comme acteur de l’écosystème et devenir une entreprise résiliente.  Il convient de les considérer comme des partenaires stratégiques au bon développement des entreprises sans quoi on coure le risque de mettre la clé sous le paillasson assez rapidement et ce à votre grand dam.

Enfin, je vous invite à échanger dans les commentaires si vous souhaitez obtenir une analyse plus approfondie de vos besoins et de vos attentes. Les indicateurs de gestion ou KPI m’aide plus que jamais à piloter au mieux mon projet Cab Bridge en me donnant l’anticipation nécessaire qui me permet de prendre les bonnes décisions au bon moment en m’adaptant avec brio dans l’environnement sectoriel dans lequel je me trouve aujourd’hui.

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Jean Kouassi

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